Eine Buchhaltung verrät mehr über ein Unternehmen als jede Präsentation. Aus Debitoren lässt sich die Kundenliste rekonstruieren, aus Kreditoren die Lieferkette, aus dem Lohnjournal die Personalstruktur, aus den Margen die Preispolitik. Genau diese Daten sind es, die man beim Arbeiten mit KI am liebsten zur Hand hätte, und genau bei ihnen ist die Frage am wichtigsten, wohin sie fliessen.
Dieser Leitfaden ordnet ein, was in der Schweiz tatsächlich gilt. Er verzichtet bewusst auf die zwei verbreitetsten Vereinfachungen: dass amerikanische Anbieter pauschal verboten seien, und dass Buchhaltungsdaten automatisch unter die strengsten Kategorien des Datenschutzgesetzes fielen. Beides stimmt so nicht, und beides führt zu falschen Entscheidungen.
Was Finanzdaten rechtlich sind, und was nicht
Das revidierte Datenschutzgesetz kennt in Art. 5 lit. c DSG eine abschliessende Liste besonders schützenswerter Personendaten: religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten, Gesundheit, Intimsphäre, Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie, genetische und biometrische Daten, sowie Daten über administrative und strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen und über Massnahmen der sozialen Hilfe. Finanzdaten stehen nicht darauf.
Das ist kein Freipass, sondern eine Präzisierung. Erstens betrifft das DSG ohnehin nur Personendaten: Zahlen zu einer Aktiengesellschaft sind keine, die Angaben zu einem Einzelunternehmer, zu Ihren Mitarbeitenden oder zu Privatkunden sehr wohl. Zweitens kann die Verknüpfung vieler für sich harmloser Angaben ein Persönlichkeitsprofil ergeben, das eigene Anforderungen auslöst. Und drittens sind die wirklich teuren Risiken bei Geschäftszahlen selten datenschutzrechtlich, sondern wettbewerblich und vertraglich.
Standort ist nicht gleich Zuständigkeit
Der häufigste Denkfehler ist die Gleichsetzung von Serverstandort und Rechtsordnung. Ein Rechenzentrum in Zürich schützt Sie nicht, wenn der Betreiber eine amerikanische Muttergesellschaft hat. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Kundendaten, unabhängig davon, wo diese physisch liegen. Umgekehrt ist ein Schweizer Anbieter ohne US-Bezug diesem Zugriff nicht ausgesetzt; amerikanische Behörden müssten den Weg über die Rechtshilfe gehen.
Für die Beurteilung eines Anbieters heisst das: Fragen Sie nach der Eigentümerstruktur, nicht nur nach der Landkarte.
Der Weg ins Ausland ist erlaubt, aber an Bedingungen geknüpft
Art. 16 DSG lässt die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland zu, wenn der Bundesrat dem Zielstaat ein angemessenes Schutzniveau attestiert hat. Fehlt ein solcher Entscheid, braucht es geeignete Garantien, in der Praxis meist Standardvertragsklauseln. Art. 17 DSG kennt zusätzlich Ausnahmen, etwa die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person oder die Erforderlichkeit für die Vertragserfüllung.
Für die USA gilt seit dem 15. September 2024 eine Besonderheit, die oft übersehen wird: Der Bundesrat hat die USA in die Staatenliste aufgenommen, allerdings nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ist Ihr Anbieter zertifiziert, ist die Übermittlung ohne Zusatzgarantien zulässig. Ist er es nicht, brauchen Sie den vertraglichen Weg. Die pauschale Aussage «Daten in die USA sind verboten» ist damit falsch.
Was mit Ihren Eingaben tatsächlich geschieht
Hier lohnt sich die Unterscheidung zwischen den Produktvarianten eines Anbieters, denn sie behandeln Ihre Daten unterschiedlich. Vereinfacht gilt bei den grossen amerikanischen Anbietern:
| Nutzung | Training mit Ihren Eingaben | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Gratis- und Privatabos | In der Regel voreingestellt, Abmeldung möglich | Lang, teils mehrere Jahre |
| Team- und Unternehmenstarife | Vertraglich ausgeschlossen | Kürzer, konfigurierbar |
| Programmierschnittstelle (API) | Vertraglich ausgeschlossen | Meist 30 Tage zur Missbrauchskontrolle |
Anthropic hat die Bedingungen für die Privatkonten von Claude im August 2025 geändert: Chats werden zum Training verwendet, sofern nicht widersprochen wird, und können bis zu fünf Jahre aufbewahrt werden. Wer im Betrieb mit einem privaten Abo arbeitet, arbeitet also unter anderen Bedingungen als die IT-Abteilung annimmt.
Dazu kommt ein Umstand, den keine Datenschutzerklärung abbildet: Im Rechtsstreit zwischen der New York Times und OpenAI ordnete ein US-Gericht 2025 an, Ausgabeprotokolle aufzubewahren, die sonst gelöscht worden wären, und später die Herausgabe von 20 Millionen Konversationen. Löschversprechen eines Anbieters stehen unter dem Vorbehalt gerichtlicher Anordnungen in dessen Rechtsordnung.
Aufbewahrungspflichten sauber trennen
Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, elektronisch der Papierform gleichgestellt, sofern die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Lesbarkeit erfüllt sind. Eine Aufbewahrung in der Cloud ist zulässig, solange der Zugriff aus der Schweiz jederzeit gewährleistet ist.
Wichtig ist die saubere Trennung: Ihr revisionssicheres Archiv ist Ihre Buchhaltungssoftware. Ein KI-Chatverlauf ist kein Buchungsbeleg und soll auch keiner werden. Ein KI-Werkzeug, das Ihre Zahlen bei jeder Anfrage frisch aus dem System holt und danach nichts behält, erzeugt gar kein zweites Archiv, das Sie verwalten und irgendwann löschen müssten.
Prüfliste für die Anbieterwahl
- Wem gehört der Anbieter, und untersteht er dem US CLOUD Act? Die Eigentümerstruktur zählt, nicht der Standort des Rechenzentrums.
- Wo läuft die Inferenz, also die eigentliche Auswertung durch das Sprachmodell? Ein Schweizer Frontend vor einem amerikanischen Modell nützt nichts.
- Werden Ihre Eingaben zum Training verwendet? Steht der Ausschluss im Vertrag oder nur im Marketing?
- Wie lange werden Anfragen protokolliert, und wer im Unternehmen des Anbieters kann sie lesen?
- Existiert ein Auftragsbearbeitungsvertrag nach Art. 9 DSG, und sind die Unterauftragnehmer offengelegt?
- Speichert das Werkzeug Ihre Buchhaltungsdaten oder holt es sie pro Anfrage und verwirft sie danach?
- Können Sie den Zugriff selbst und vollständig widerrufen, inklusive Löschung der Zugangsdaten?
Wie Bilano diese Fragen beantwortet
Bilano ist als Antwort auf genau diese Prüfliste gebaut. Ihre Buchhaltung liegt in bexio, in der Schweiz. Bilano holt die benötigten Zahlen pro Anfrage über die offizielle Schnittstelle und speichert sie nicht. Die Auswertung übernehmen Sprachmodelle, die bei Infomaniak in Genf und Zürich laufen, auf ISO 27001-zertifizierter Infrastruktur eines Schweizer Unternehmens ohne US-Muttergesellschaft. Anfragen werden dort nicht protokolliert und nicht zum Training verwendet.
Wer trotzdem in Claude oder ChatGPT arbeiten möchte, kann das über die offene MCP-Schnittstelle tun. Das ist bewusst eine eigene Entscheidung und nicht die Voreinstellung, denn damit gelten wieder die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.