Beim Thema KI und Recht wird in der Schweiz oft auf die EU geschaut und der AI Act zitiert. Für ein Schweizer KMU ist das die falsche Ausgangslage. Massgebend ist zunächst das eigene Datenschutzgesetz, und dieses gilt bereits.
Die Ausgangslage: kein Sonderrecht für KI
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hat festgehalten, dass das seit dem 1. September 2023 geltende DSG technologieneutral formuliert und damit auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist. Es braucht keine neue Norm, damit Ihre Pflichten bestehen. Die Schweiz hat im März 2025 zudem die KI-Konvention des Europarats unterzeichnet; die Anpassungen des Landesrechts dafür sind im Gang.
Der KI-Anbieter ist Ihr Auftragsbearbeiter
Wenn Sie Personendaten in ein KI-System geben, das ein Dritter betreibt, bearbeitet dieser Dritte die Daten in Ihrem Auftrag. Art. 9 DSG verlangt dafür eine vertragliche Grundlage, die Datensicherheit sicherstellt und die Beauftragung von Unterauftragnehmern regelt. Verantwortlich gegenüber den betroffenen Personen bleiben Sie.
- Prüfen Sie, ob der Anbieter überhaupt einen Auftragsbearbeitungsvertrag anbietet. Bei privaten Chatbot-Abos ist das typischerweise nicht der Fall.
- Verlangen Sie die Liste der Unterauftragnehmer. Ein Schweizer Anbieter, der im Hintergrund ein amerikanisches Modell aufruft, ist etwas anderes als einer, der selbst rechnet.
- Klären Sie, ob Ihre Daten zum Training verwendet werden. Das wäre eine Bearbeitung zu eigenen Zwecken des Anbieters und nicht mehr blosse Auftragsbearbeitung.
Bekanntgabe ins Ausland
Läuft das Modell im Ausland, ist das eine Bekanntgabe nach Art. 16 DSG. Zulässig ist sie, wenn der Bundesrat dem Zielstaat ein angemessenes Schutzniveau attestiert hat, sonst braucht es geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Für die USA gilt seit dem 15. September 2024 die Angemessenheit für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind.
Nach Art. 19 Abs. 4 DSG müssen Sie die betroffenen Personen zudem über die Bekanntgabe ins Ausland informieren, inklusive Zielstaat. Das gehört in Ihre Datenschutzerklärung, und zwar konkret.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Art. 22 DSG verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen mit sich bringen kann. Als Anhaltspunkte nennt das Gesetz die umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Daten und die systematische Überwachung.
Für die klassische Buchhaltungsauswertung wird man das in der Regel verneinen können. Sobald aber automatisiert Entscheide über Personen vorbereitet werden, etwa eine Bonitätseinschätzung von Kunden oder eine Auswertung von Leistungsdaten Ihrer Mitarbeitenden, ist die Prüfung angezeigt. Automatisierte Einzelentscheidungen lösen zusätzlich die Pflichten nach Art. 21 DSG aus.
Transparenz und weitere Pflichten
- Der EDÖB betont, dass betroffene Personen wissen dürfen, ob sie mit einer Maschine kommunizieren. Wer einen KI-Assistenten gegen aussen einsetzt, muss das kenntlich machen.
- Das Bearbeitungsverzeichnis nach Art. 12 DSG ist zu führen. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind weitgehend befreit, nicht aber bei risikoreichen Bearbeitungen.
- Die Grundsätze bleiben: Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Richtigkeit, Datensicherheit. Sie gelten auch dann, wenn ein Modell die Arbeit macht.
- Auskunftsrechte müssen erfüllbar bleiben. Das setzt voraus, dass Sie wissen, wo welche Daten liegen und wie lange.
Praktische Konsequenz
Am einfachsten sind die Pflichten dort zu erfüllen, wo möglichst wenig davon überhaupt entsteht. Bleibt die Bearbeitung in der Schweiz, entfällt die ganze Prüfkaskade zur Auslandbekanntgabe. Speichert das Werkzeug Ihre Daten gar nicht erst, verkürzen sich Löschkonzept und Auskunftserteilung erheblich.
Bilano ist so gebaut: Verarbeitung in der Schweiz, Modelle bei Infomaniak in Genf und Zürich, keine Speicherung Ihrer Buchhaltungsdaten, kein Training. Was übrig bleibt, ist ein Auftragsbearbeitungsvertrag und ein Eintrag in Ihrem Verzeichnis.