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Informations juridiques

Déclaration de protection des données

Quelles données personnelles nous traitons sur ce site web et dans le service Bilano, à quelles fins, où, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.

État : 7 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Lemon Juice GmbH, Unternbergstrasse 30A, 5023 Biberstein, Suisse (IDE CHE-370.755.967). Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous joindre à l’adresse hallo@bilano.ch.

La présente déclaration s’applique au site web bilano.ch, au service Bilano sous app.bilano.ch, auth.bilano.ch et mcp.bilano.ch ainsi qu’à l’extension de navigateur « Bilano pour bexio ». La loi suisse sur la protection des données (LPD) est déterminante. Dans la mesure où le règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) est applicable, par exemple parce que vous visitez le site depuis l’UE ou utilisez Bilano en tant qu’entreprise dans l’UE, les indications des chiffres 18 à 20 s’appliquent en outre.

Si vous traitez avec Bilano des données personnelles de tiers, par exemple les contacts et factures de votre clientèle dans bexio, vous en êtes responsable et nous sommes votre sous-traitante. Le contrat de sous-traitance s’applique à cet égard.

2. L’essentiel en bref

  • Nous n’enregistrons pas vos données comptables de bexio. Bilano les obtient à chaque demande, les transmet au modèle de langage et les écarte après la réponse. Pour l’aperçu des mandants et les rapports par e-mail, nous conservons uniquement des totaux et des nombres par mandant, 30 jours au plus.
  • Nous n’enregistrons les historiques de chat que si vous l’activez, et alors chiffrés de bout en bout : votre navigateur les chiffre avant qu’ils n’atteignent notre serveur, et vous seul détenez la clé. Nous ne pouvons pas les lire.
  • Nous ne voyons jamais votre mot de passe bexio. Nous recevons un jeton d’accès et l’enregistrons chiffré en AES-256-GCM.
  • Les modèles de langage tournent chez Infomaniak à Genève et Zurich. Vos saisies n’y servent pas à l’entraînement.
  • Sans votre consentement, le site web ne place aucun cookie et ne charge aucun suivi ; seule exception, le code de recommandation lorsque vous arrivez par le lien d’un partenaire (chiffre 3). Le script de lemlist ne fonctionne que si vous y consentez dans la bannière des cookies.
  • Vous pouvez supprimer vous-même votre compte à tout moment dans les paramètres.
  • Les données comptables ne quittent la Suisse que si vous connectez vous-même un assistant externe comme Claude ou ChatGPT.

3. Site web bilano.ch : hébergement et cookies

Le site web bilano.ch est diffusé par Vercel Inc., États-Unis. Lors de la consultation, Vercel traite des indications techniquement nécessaires comme l’adresse IP, la page consultée, l’heure, le navigateur et le système d’exploitation, afin de diffuser la page et de repousser les attaques. Nous servons les polices depuis nos propres serveurs, sans connexion à Google.

Le site web lui-même ne place pas de cookies, à une exception près : si vous arrivez par le lien de recommandation d’un partenaire (une adresse avec « ?ref= »), nous enregistrons son code pendant 90 jours dans le cookie « bilano_ref » sur bilano.ch. Il ne contient que le code du partenaire, aucune indication sur vous, et n’est placé que si aucun code n’est encore enregistré. Si vous ouvrez un nouveau compte Bilano pendant cette période, nous attribuons le compte au partenaire (chiffre 8). Nous enregistrons votre choix dans la bannière des cookies dans la mémoire locale de votre navigateur (localStorage), afin que la bannière n’apparaisse pas à chaque consultation ; cette indication ne quitte pas votre appareil. Pour le reste, seul le script de lemlist peut déposer un identifiant dans le navigateur, et uniquement si vous y avez consenti (chiffre 5).

La page bilano.ch/status interroge l’état de fonctionnement directement depuis votre navigateur auprès de app.bilano.ch. Aucun cookie n’est envoyé et aucune indication sur vous n’est enregistrée.

Les données comptables n’atteignent jamais le site web : le service Bilano fonctionne séparément en Suisse, voir chiffre 7.

4. Site web bilano.ch : analyse d’audience

Ce site web utilise Vercel Web Analytics pour comprendre quelles pages et quels contenus sont utilisés. La collecte se fait sans cookies et sans reconnaissance entre appareils. Sont enregistrées les pages consultées, l’origine approximative, le type d’appareil et des interactions anonymes comme les questions ouvertes ou les exemples choisis. Aucune adresse IP n’est enregistrée et aucune indication permettant de vous identifier n’est collectée. L’analyse est exploitée par Vercel Inc., États-Unis.

5. Site web bilano.ch : reconnaissance des visites d’entreprises (uniquement avec consentement)

Si vous y consentez dans la bannière des cookies, nous chargeons un script de lemlist qui nous permet de reconnaître depuis quelles entreprises notre site est visité. À cette fin, votre adresse IP est transmise à lemlist et, dans la mesure du possible, attribuée à l’entreprise depuis le réseau de laquelle la visite a lieu. Le script peut déposer à cet effet un identifiant dans votre navigateur. Si vous accédez au site par un lien figurant dans un e-mail de notre part, la visite peut aussi être associée à votre adresse de contact dans notre base de données lemlist. Sans votre consentement, le script n’est pas chargé et rien n’est transmis à lemlist.

Nous utilisons ces indications exclusivement pour approcher de manière ciblée les entreprises qui s’intéressent à Bilano. Le service est exploité par lemlist SAS, dont le siège est à Paris, France. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. La révocation vaut pour l’avenir ; vous pouvez en outre supprimer dans votre navigateur un identifiant déjà déposé.

6. Formulaire de contact, e-mail et WhatsApp

Si vous nous écrivez via le formulaire de contact, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et votre message afin de vous répondre. Le formulaire envoie les indications par e-mail via le fournisseur suisse Infomaniak à hallo@bilano.ch. Pour prévenir les abus, nous comptons brièvement en mémoire vive combien de fois une adresse IP envoie le formulaire ; ce compteur est écarté après dix minutes au plus et n’est pas enregistré. Nous ne transmettons pas vos indications.

Si vous nous contactez par WhatsApp (+41 77 423 90 80), les dispositions de protection des données de WhatsApp s’appliquent en outre (WhatsApp Ireland Ltd., Irlande, faisant partie de Meta Platforms Inc., États-Unis). WhatsApp traite alors votre numéro de téléphone et des métadonnées relatives à la conversation. Ne choisissez ce canal que si vous l’acceptez ; l’e-mail et le formulaire vous restent toujours ouverts.

7. Service Bilano : hébergement en Suisse

Le service Bilano (app.bilano.ch, auth.bilano.ch, mcp.bilano.ch) fonctionne sur l’infrastructure d’Infomaniak Network SA, Genève, dans des centres de données en Suisse. Infomaniak est notre sous-traitante et n’a pas de société mère américaine. La base de données se trouve sur le même système et n’est pas accessible depuis Internet. Toutes les connexions sont chiffrées par TLS. Nous déposons en outre des sauvegardes chiffrées de la base de données chez un fournisseur de stockage en Suisse (chiffre 21).

Lors de l’accès au service, nos serveurs journalisent l’adresse IP, le chemin consulté, l’heure et le navigateur. Ces journaux d’accès servent à la recherche d’erreurs et à la défense contre les attaques ; ils sont écrasés en continu (50 Mo au plus par service), en général après quelques semaines, et supprimés à chaque nouvelle version. Ils ne contiennent pas le contenu de vos demandes. Pour éviter la surcharge, nous limitons le nombre de demandes possibles par adresse IP et par compte en peu de temps ; les compteurs nécessaires ne se trouvent que brièvement en mémoire vive.

8. Service Bilano : connexion et compte

Vous vous connectez avec votre login bexio existant par OpenID Connect directement chez bexio. Votre mot de passe ne nous parvient jamais. En vous connectant, vous acceptez les CG et prenez connaissance de la présente déclaration de protection des données. De bexio, nous recevons un identifiant d’utilisateur, votre nom, votre adresse e-mail, l’identifiant et le nom du mandant connecté ainsi que son logo. Nous enregistrons ces indications pour gérer votre compte, vous afficher vos mandants et attribuer votre tarif.

Nous enregistrons le jeton d’accès à bexio chiffré en AES-256-GCM dans notre base de données. La clé se trouve hors de la base de données. Bilano travaille exclusivement avec les droits de l’utilisateur qui a établi la connexion : qui n’a pas accès à un domaine dans bexio ne l’obtient pas non plus via Bilano.

Pour la connexion, nous plaçons un cookie de session techniquement nécessaire (« bilano_session »), valable 30 jours et limité à bilano.ch. Il ne contient qu’un identifiant de compte signé. Si vous êtes arrivé par le lien d’un partenaire, la connexion lit en outre le cookie « bilano_ref » (chiffre 3). Nous plaçons aussi le cookie « bilano_locale », qui retient la langue choisie (de, fr, it ou en) pendant un an. Le service ne place pas d’autres cookies.

Équipe et invitations. Pour chaque compte, nous enregistrons qui en fait partie avec quel login bexio et dans quel rôle (titulaire, administrateur, membre, lecture seule). Lorsqu’un titulaire ou un administrateur invite quelqu’un, nous enregistrons en clair l’adresse e-mail de la personne invitée, car nous y envoyons l’invitation, ainsi que le rôle et une somme de contrôle du lien d’invitation ; nous n’enregistrons pas le lien lui-même. Le lien est valable sept jours et une seule fois. Nous supprimons l’invitation 30 jours après son acceptation, son retrait ou son expiration. Les membres d’un compte voient les noms, adresses e-mail et rôles des autres membres.

Programme de partenariat. Si votre compte a été ouvert par le lien d’un partenaire, nous enregistrons dans le compte quel partenaire l’a recommandé, avec quel code et quand. Nous en calculons la commission du partenaire (CG chiffre 14). Le partenaire ne voit que le nombre de comptes recommandés et le montant estimé, aucune donnée de votre compte. Nous supprimons l’attribution avec le compte.

9. Service Bilano : vos données comptables

Lorsque vous posez une question, Bilano obtient les données nécessaires par l’interface officielle de bexio : par exemple contacts, offres, factures, écritures, projets ou heures. Nous n’enregistrons pas ces données. Elles sont conservées en mémoire vive le temps de la demande, transmises au modèle de langage, puis écartées. Il n’existe chez nous aucune copie de votre comptabilité.

Deux exceptions, toutes deux passagères : nous conservons le profil d’entreprise (nom, pays, numéro TVA, nom et adresse e-mail de la personne connectée, exercice en cours) jusqu’à dix minutes en mémoire vive, afin que chaque question n’ait pas à le recharger. Nous conservons les documents comme les PDF de factures que vous consultez dans le chat jusqu’à 30 minutes en mémoire vive, afin que vous puissiez les télécharger. Ni l’un ni l’autre n’est jamais écrit sur un support de données.

Pour l’aperçu des mandants, Bilano calcule quelques indicateurs par mandant et les enregistre dans notre base de données, afin que l’aperçu n’ait pas à interroger toutes les entreprises chez bexio à chaque consultation : somme et nombre des débiteurs ouverts et échus, nombre de factures échues depuis plus de 30 jours, créanciers échus dans les 14 jours, fin de la prochaine période TVA avec son délai et nombre de projets de documents. Les pièces, écritures et noms de vos clients ou fournisseurs n’y figurent pas. Les indicateurs sont recalculés au plus toutes les 15 minutes, supprimés au plus tard après 30 jours et immédiatement si vous coupez la connexion ou supprimez le compte.

Rapports par e-mail : avec le tarif Pro, vous pouvez activer par mandant un rapport hebdomadaire ou mensuel. Il est envoyé à l’adresse e-mail que bexio nous transmet lors de la connexion et contient les indicateurs mentionnés, un résumé du plan de liquidités et un lien vers Bilano. Il ne contient les noms de vos clients que si vous activez l’option « Nommer les cinq plus gros clients en retard ». Nous envoyons les rapports et les invitations dans l’équipe et les avis concernant votre compte par Resend Inc., États-Unis, depuis sa région Irlande (UE). Resend reçoit à cet effet l’adresse du destinataire et le contenu de l’e-mail et, selon ses indications, conserve les données d’envoi et les journaux aux États-Unis (chiffres 16 et 20). Nous n’analysons ni ouvertures ni clics ; les e-mails ne contiennent ni pixel de suivi ni liens redirigés. Les avis concernant votre compte vont à la même adresse : un message de bienvenue après la première connexion à bexio, un avis lorsqu’une nouvelle application a été connectée ou que bexio a mis fin à la connexion, la confirmation d’une suppression de compte, des avis sur le début de l’abonnement Pro et les paiements échoués ainsi que, dans le tarif gratuit, l’avis que le contingent mensuel est bientôt ou entièrement utilisé. Le fait qu’un avis unique a déjà été envoyé n’est enregistré que sous forme de somme de contrôle, sans nom ni adresse, 400 jours au plus. Nous enregistrons votre réglage ainsi qu’un journal d’envoi (quel rapport a été envoyé, sauté ou a échoué et quand, sans contenu) pendant 90 jours ; pour l’exploitation, nous comptons en outre par jour combien de rapports ont été envoyés, sans lien avec un compte. Chaque e-mail contient un lien permettant de désabonner le rapport d’un clic sans connexion ; vous pouvez aussi le désactiver dans les paramètres. Le rapport est rédigé dans la langue que vous avez choisie dans Bilano.

Bilano n’exécute les actions d’écriture (créer une offre, émettre une facture, saisir des heures) que sur votre instruction et uniquement avec le tarif Pro. Par défaut, Bilano ne consulte ni les données salariales ni les fichiers.

10. Service Bilano : modèles de langage

Vos questions reçoivent la réponse de modèles de langage qui tournent chez Infomaniak à Genève et Zurich, sur une infrastructure certifiée ISO 27001. Sont transmis au modèle votre question, l’historique précédent de la conversation, le profil d’entreprise selon le chiffre 9 ainsi que les données obtenues de bexio nécessaires à la réponse. Les pièces jointes textuelles sont transmises ; les images et PDF uniquement si le modèle peut les traiter. Bilano fonde les indications juridiques avec sources sur sa propre collection de sources juridiques publiques ; aucune donnée n’est transmise à d’autres tiers à cette fin.

Infomaniak traite ces contenus en tant que notre sous-traitante. Conformément à ses conditions contractuelles, elle ne les utilise pas pour entraîner des modèles et ne les enregistre pas au-delà de la réponse. Aucune entreprise américaine n’intervient sur ce chemin.

11. Service Bilano : historiques de chat et données d’utilisation

Pour chaque réponse, votre navigateur envoie la question et l’historique précédent de la conversation à notre serveur ; celui-ci calcule la réponse avec le modèle de langage (chiffre 10) puis écarte tout. Nous ne consignons aucun contenu dans les journaux.

Un chat n’est enregistré que si vous activez l’historique de chat. Il est chiffré de bout en bout : votre navigateur chiffre chaque message et chaque titre en AES-256-GCM avant de nous l’envoyer, avec une clé que vous seul détenez. Nous n’enregistrons la clé que chiffrée à son tour, avec votre clé de récupération ou vos passkeys, que nous ne recevons jamais. Ni nous, ni nos sous-traitants, ni une personne qui obtiendrait l’accès à la base de données ou aux sauvegardes ne peuvent donc lire les chats enregistrés. Sont enregistrés le texte et les représentations des réponses (par exemple tableaux et graphiques), des pièces jointes uniquement le nom de fichier, jamais le fichier lui-même.

Nous ne voyons que des indications sans contenu : à quel compte et à quel mandant appartient un chat, quand il a été créé et complété pour la dernière fois, combien de messages il contient, la taille des données chiffrées, combien de passkeys sont configurés et combien de fois la clé a été changée. Pendant qu’une question reçoit sa réponse, elle passe, comme décrit ci-dessus, en clair par notre serveur vers le modèle de langage ; le chiffrement concerne la copie enregistrée.

Si vous choisissez « Rester déverrouillé sur cet appareil », votre navigateur dépose la clé dans sa mémoire locale (IndexedDB) de manière à pouvoir l’utiliser sans pouvoir la lire ; elle y est supprimée lors de la déconnexion. Si vous perdez votre clé de récupération et n’avez plus ni passkey ni appareil déverrouillé, nous ne pouvons pas restaurer l’historique ; vous pouvez alors seulement le réinitialiser, c’est-à-dire le supprimer. Nous conservons l’historique jusqu’à ce que vous supprimiez des chats individuels ou l’ensemble de l’historique, ou votre compte. Par login bexio, nous enregistrons au plus 200 Mo de chats chiffrés. Sans historique activé, la conversation ne se trouve que dans la fenêtre de navigateur ouverte et disparaît dès que vous commencez un nouveau chat ou rechargez la page.

Avec « Changer de clé » dans les paramètres, votre historique reçoit une nouvelle clé : votre navigateur rechiffre tous les chats enregistrés, et ensuite ni les anciennes clés de récupération, ni les passkeys, ni les appareils déverrouillés n’ouvrent plus l’historique. Nos sauvegardes contiennent encore la version chiffrée avec l’ancienne clé jusqu’à leur suppression après 14 jours. Si vous créez seulement une nouvelle clé de récupération sans changer la clé, l’ancienne continue d’ouvrir les copies plus anciennes, par exemple dans ces sauvegardes.

Ce que nous consignons est un compteur : par compte et par mois civil, le nombre de demandes, séparément pour le chat et les assistants connectés. Il sert à la facturation et à l’utilisation équitable. Il ne contient aucun contenu. Nous le conservons 25 mois, afin que les factures restent vérifiables l’année suivante.

Pour l’exploitation, nous tenons en outre une statistique d’utilisation par jour : nombre de demandes et d’erreurs, jetons consommés par le modèle de langage et quelles fonctions ont été appelées, combien de fois et combien de temps. Elle sert à la stabilité, à la planification des capacités et au contrôle des coûts et ne contient ni questions, ni réponses, ni données comptables. Des erreurs, nous n’enregistrons qu’un code, l’heure, la fonction concernée, le chemin consulté, le statut HTTP et le compte concerné, jamais le message d’erreur lui-même. Nous consignons à quelques minutes près quand votre compte a été actif pour la dernière fois.

12. Service Bilano : surveillance des erreurs

Pour détecter rapidement les erreurs dans le service, nous pouvons transmettre des messages d’erreur à Sentry (Functional Software Inc., États-Unis), avec stockage des données dans la région UE (Francfort, Allemagne). Sont transmises des indications techniques sur l’erreur : heure, fonction concernée, emplacement dans le programme, version du navigateur et du serveur et, le cas échéant, votre identifiant de compte. Nous n’envoyons ni le contenu de vos demandes, ni les historiques de chat, ni les données comptables. Sentry supprime les messages après 90 jours au plus.

13. Assistants externes via MCP

Vous pouvez connecter Bilano par l’interface MCP à un assistant externe comme Claude, ChatGPT ou Cursor. C’est votre décision et non un réglage par défaut. L’assistant reçoit à cet effet son propre jeton Bilano ; votre jeton bexio ne quitte jamais notre serveur. Nous enregistrons quelles applications vous avez connectées et quand.

Nous comptons l’utilisation via MCP par jour, par login, par entreprise, par application connectée et par fonction : nombre d’appels, erreurs et durée, nombre de sessions ouvertes ainsi que les appels refusés avec leur motif (par exemple limite tarifaire ou trop d’appels). Nous n’enregistrons pas ce que l’assistant a demandé ni ce que Bilano a répondu. Ce comptage sert à l’exploitation et au développement du service ; nous le conservons 25 mois et le supprimons immédiatement en cas de suppression du compte.

Dès qu’un assistant connecté obtient des données de bexio, son fournisseur traite ces données selon ses propres règles de conservation et d’entraînement, en règle générale aux États-Unis. Le fournisseur de l’assistant est responsable de ce traitement ultérieur, pas nous. Vérifiez ses dispositions de protection des données avant d’établir la connexion. Vous pouvez révoquer chaque connexion d’un clic dans les paramètres.

14. Paiements via Stripe

Nous facturons le tarif Pro via Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irlande, société mère Stripe Inc., États-Unis). Stripe reçoit de nous votre adresse e-mail et le nom de l’entreprise et collecte lors du paiement l’adresse de facturation, le cas échéant le numéro IDE ainsi que vos moyens de paiement. Nous ne voyons ni n’enregistrons jamais les données de carte. Chez nous ne restent que le numéro client Stripe, le statut de l’abonnement et la fin de la période de facturation en cours.

Stripe est en partie lui-même responsable du traitement des paiements et de la lutte contre la fraude et peut transmettre des données aux États-Unis (chiffre 20). Nous conservons les factures et justificatifs de paiement pendant dix ans selon l’art. 958f CO.

15. Extension de navigateur

L’extension « Bilano pour bexio » affiche le chat Bilano comme panneau latéral dans Chrome. Elle ne lit aucune page web, pas même l’interface de bexio, et se connecte exclusivement à app.bilano.ch et auth.bilano.ch. Elle n’enregistre quelque chose dans le navigateur que si vous choisissez « Rester déverrouillé sur cet appareil » pour l’historique de chat : la clé selon le chiffre 11, illisible, jusqu’à votre déconnexion. Elle utilise le cookie de session selon le chiffre 8. Les mêmes règles que pour le service s’appliquent.

16. Sous-traitants et destinataires

Nous recourons aux fournisseurs suivants. Les sous-traitants sont liés par contrat à nos instructions, à la confidentialité et à des mesures de sécurité appropriées. Nous annonçons à l’avance tout changement aux clientes et clients ayant un contrat de sous-traitance.

Sous-traitants et autres destinataires
FournisseurFinalitéDonnéesLieu
Infomaniak Network SA, GenèveModèles de langage, serveurs et base de données du service, envoi du formulaire de contact, stockage des sauvegardes chiffréesDemandes au modèle, données de compte, jeton (chiffré), indicateurs par mandant, journaux, demandes de contactSuisse
Resend Inc., San FranciscoEnvoi des e-mails du service : rapports par e-mail, invitations dans l’équipeAdresse e-mail des destinataires, contenu de l’e-mail, statut de distributionEnvoi depuis l’Irlande (UE) ; données de compte et journaux aux États-Unis
Stripe Payments Europe Ltd., DublinTraitement des paiements, facturesAdresse e-mail, nom de l’entreprise, adresse de facturation, moyens de paiementIrlande, États-Unis
Vercel Inc., San FranciscoDiffusion du site web bilano.ch, analyse d’audience sans cookiesAdresse IP, pages consultées, indications sur l’appareilÉtats-Unis, réseau mondial
Functional Software Inc. (Sentry), San FranciscoSurveillance des erreurs, facultativeIndications techniques sur les erreurs, le cas échéant identifiant de compteUE (Francfort)
lemlist SAS, ParisReconnaissance des visites d’entreprises, uniquement avec consentementAdresse IP, identifiant dans le navigateur, pages visitéesUE (France)
bexio SA, Rapperswil-JonaSystème source de votre comptabilité ; Bilano y accède sur votre mandat. Les dispositions de bexio SA s’appliquent à bexio ; elle n’est pas notre sous-traitante.Connexion, données que vous consultez ou écrivezSuisse
GitHub Inc. (Microsoft), San FranciscoCode source et paquets logiciels du serviceAucune donnée clientÉtats-Unis
WhatsApp Ireland Ltd., DublinUniquement si vous nous écrivez par WhatsAppNuméro de téléphone, messages, métadonnéesIrlande, États-Unis

Par ailleurs, les autorités et les tribunaux reçoivent des données lorsque nous y sommes légalement tenus. Nos collaborateurs disposant d’un accès d’exploitation voient les données de compte, les tarifs, les compteurs et les statistiques d’utilisation, jamais vos données comptables ni le contenu des chats. Chacune de leurs interventions est journalisée. Techniquement, ni les unes ni les autres ne sont accessibles depuis l’espace d’exploitation.

17. Finalités du traitement

  • Mise à disposition du site web et du service, y compris la connexion, la réponse à vos demandes et l’exécution de vos instructions dans bexio.
  • Facturation, application des limites tarifaires et de l’utilisation équitable.
  • Gestion de l’équipe d’un compte : envoi des invitations, application des rôles.
  • Attribution des comptes recommandés aux partenaires et calcul de leur commission.
  • Sécurité, prévention des abus, recherche d’erreurs et stabilité de l’exploitation.
  • Planification des capacités et contrôle des coûts au moyen de statistiques d’utilisation sans contenu.
  • Traçabilité des interventions de nos collaborateurs disposant d’un accès d’exploitation (journal des accès d’exploitation).
  • Réponse à vos demandes par formulaire de contact, e-mail ou WhatsApp.
  • Avec votre consentement : reconnaissance des entreprises intéressées en vue d’une prise de contact (chiffre 5).
  • Respect des obligations légales, notamment la conservation des livres comptables.

18. Bases juridiques selon le RGPD

Dans la mesure où le RGPD est applicable, nous fondons le traitement sur les bases juridiques suivantes :

Bases juridiques selon le RGPD
TraitementBase juridique
Compte, connexion, jeton d’accès, réponse à vos demandes par le modèle de langage, historique de chat chiffré, aperçu des mandants, rapports par e-mail, extension de navigateurExécution du contrat, art. 6, par. 1, let. b RGPD
Facturation via Stripe, compteurs d’utilisationExécution du contrat, art. 6, par. 1, let. b RGPD
Conservation des factures et justificatifs de paiementObligation légale, art. 6, par. 1, let. c RGPD (art. 958f CO)
Hébergement du site web, journaux d’accès, limitation des demandes, surveillance des erreurs, statistique d’utilisation, journal des accès d’exploitationIntérêt légitime à une exploitation sûre et stable, art. 6, par. 1, let. f RGPD
Analyse d’audience sans cookies avec VercelIntérêt légitime à l’amélioration du site web, art. 6, par. 1, let. f RGPD
Reconnaissance des visites d’entreprises avec lemlistConsentement, art. 6, par. 1, let. a RGPD, révocable à tout moment (art. 7, par. 3 RGPD)
Formulaire de contact, e-mail, WhatsAppMesures précontractuelles, art. 6, par. 1, let. b RGPD, sinon intérêt légitime à répondre, art. 6, par. 1, let. f RGPD
Données personnelles de tiers dans votre comptabilité bexioTraitement sur votre mandat selon l’art. 28 RGPD ; la base juridique relève de vous en tant que responsable

Lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime, vous pouvez vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière (art. 21 RGPD). Nous ne prenons pas de décisions individuelles automatisées au sens de l’art. 22 RGPD et de l’art. 21 LPD.

19. Obligation de fournir des données

L’utilisation du site web est possible sans fournir de données personnelles. Pour le service, nous avons besoin des indications issues de la connexion chez bexio ; sans elles, nous ne pouvons pas gérer de compte. Le consentement à lemlist est facultatif et n’a aucune influence sur l’utilisation du site web.

20. Communication à l’étranger

En fonctionnement normal, vos données comptables restent en Suisse. D’autres données personnelles parviennent à des destinataires dans l’UE (Irlande, France, Allemagne) et aux États-Unis, comme indiqué au chiffre 16.

  • UE et EEE : le Conseil fédéral reconnaît ces États comme offrant un niveau de protection adéquat (art. 16, al. 1 LPD). Du point de vue du RGPD, il ne s’agit pas d’un transfert vers un pays tiers.
  • Suisse : pour les transferts de l’UE vers la Suisse, il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne (art. 45 RGPD).
  • États-Unis : dans la mesure où le destinataire est certifié selon le Swiss-U.S. ou l’EU-U.S. Data Privacy Framework, nous nous fondons sur cette certification (art. 16, al. 1 LPD, art. 45 RGPD). Sinon, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne, reconnues par le PFPDT, avec les adaptations nécessaires pour la Suisse (art. 16, al. 2, let. d LPD, art. 46, par. 2, let. c RGPD).
  • Si vous connectez un assistant externe, des données parviennent en outre à son fournisseur, voir chiffre 13. Vous déclenchez vous-même ce transfert.

Vous obtenez une copie des clauses contractuelles types sur demande à hallo@bilano.ch.

21. Conservation et suppression

Durées de conservation
DonnéesConservation
Données comptables individuelles de bexio (pièces, écritures, contacts)Jamais enregistrées
Indicateurs par mandant pour l’aperçu des mandants et les rapports (totaux, nombres, délais, aucune pièce individuelle)30 jours au plus ; immédiatement en cas de coupure de la connexion ou de suppression du compte
Réglage des rapports par e-mailJusqu’à ce que vous désabonniez le rapport ou supprimiez le compte
Journal d’envoi des rapports par e-mail (quel rapport quand, statut, sans contenu)90 jours, immédiatement en cas de suppression du compte
Nombre de rapports envoyés par jour, sans lien avec un compte25 mois
Historique de chat, uniquement s’il est activé (chiffré de bout en bout, illisible pour nous)Jusqu’à ce que vous supprimiez des chats, l’historique ou le compte ; alors immédiatement
Profil d’entreprise et documents consultés en mémoire vive10 ou 30 minutes au plus
Jeton d’accès bexio (chiffré)Jusqu’à ce que vous coupiez la connexion ou supprimiez le compte ; alors immédiatement
Applications IA connectées et leurs jetons BilanoJusqu’à ce que vous révoquiez l’application, coupiez la connexion ou supprimiez le compte
Données de compte (nom, adresse e-mail, mandant, logo, langue choisie), statut de l’abonnement, rôles dans l’équipe, attribution à un partenaireJusqu’à la suppression du compte
Invitations (adresse e-mail de la personne invitée, rôle, somme de contrôle du lien)Jusqu’à 30 jours après l’acceptation, le retrait ou l’expiration (sept jours après l’envoi)
Cookie « bilano_ref » avec le code d’un partenaire90 jours dans votre navigateur
Cookie « bilano_locale » avec la langue choisieUn an dans votre navigateur
Compteurs d’utilisation par mois25 mois, immédiatement en cas de suppression du compte
Statistique d’utilisation par jour (demandes, erreurs, jetons, appels de fonctions, sans contenu)25 mois, immédiatement en cas de suppression du compte
Utilisation MCP par jour, login, application et fonction (appels, erreurs, durée, sessions, appels refusés, sans contenu)25 mois, immédiatement en cas de suppression du compte
Codes d’erreur d’exploitation (sans messages d’erreur ni contenu)90 jours ; en cas de suppression du compte, le lien avec le compte est supprimé immédiatement
Journal des accès d’exploitation de nos collaborateurs24 mois
Modifications du statut de l’abonnement (souscription, résiliation, retard de paiement)Dix ans, art. 958f CO
Journaux d’accès des serveursÉcrasés en continu, en général après quelques semaines
Messages d’erreur chez Sentry90 jours au plus
Sauvegardes de la base de données (chiffrées, en Suisse)14 jours ; les données supprimées disparaissent aussi des sauvegardes après ce délai
Factures et justificatifs de paiementDix ans, art. 958f CO
Correspondance issue du formulaire de contact, de l’e-mail et de WhatsAppPendant la durée de la correspondance ; correspondance commerciale dix ans, art. 958f CO
Votre choix dans la bannière des cookiesDans la mémoire locale de votre navigateur, jusqu’à ce que vous le modifiiez ou le supprimiez

22. Supprimer le compte

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte à tout moment : dans app.bilano.ch sous Paramètres, section « Supprimer le compte ». Après confirmation, nous supprimons immédiatement la connexion à bexio, les données d’accès enregistrées sous forme chiffrée, toutes les applications IA connectées avec leurs jetons, votre historique de chat chiffré, vos données de compte et les compteurs d’utilisation. Nous résilions alors un abonnement Pro en cours. Vos données dans bexio restent intactes.

Ce que nous devons conserver en vertu de la loi, notamment les factures et justificatifs de paiement chez nous et chez Stripe, est conservé pendant le délai légal et n’est utilisé à aucune autre fin. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes après 14 jours. Vous pouvez aussi demander la suppression par e-mail à hallo@bilano.ch ; nous procédons alors à la suppression dans les 30 jours.

23. Vos droits

Selon la LPD, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles (art. 25 LPD), de les faire rectifier et effacer (art. 32 LPD), d’en obtenir la remise ou la transmission dans un format électronique courant (art. 28 LPD) et de vous opposer à un traitement.

Dans la mesure où le RGPD est applicable, vous disposez en outre du droit d’accès (art. 15), de rectification (art. 16), d’effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18), à la portabilité des données (art. 20) et d’opposition (art. 21). Vous pouvez retirer un consentement à tout moment avec effet pour l’avenir (art. 7, par. 3), pour lemlist directement via « Paramètres des cookies » en bas de page.

Écrivez-nous à cet effet à hallo@bilano.ch. Nous répondons dans les 30 jours. Vous pouvez en outre déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance : en Suisse auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch), dans l’UE auprès de l’autorité de surveillance de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée (art. 77 RGPD).

24. Modifications

Nous adaptons la présente déclaration lorsque le service ou le droit change. La version déterminante est la version allemande publiée sur bilano.ch/datenschutz ; la date indiquée en tête en donne l’état. En cas de modifications importantes, nous informons les clientes et clients inscrits par e-mail ou dans le service.