Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz ist schnell erklärt und im Alltag trotzdem oft unklar umgesetzt. Die Frist von zehn Jahren kennen die meisten. Schwieriger sind die Fragen danach: Ab wann läuft sie genau? Reicht ein PDF auf dem Server? Darf der Schuhkarton mit den Quittungen nach dem Scannen ins Altpapier? Und welche Unterlagen verlangen eine längere Frist?
Dieser Ratgeber beantwortet diese Fragen anhand des Gesetzestextes, mit einer Liste für die Praxis und einem Ablauf für das Digitalisieren von Papierbelegen. Er gilt für Einzelunternehmen, GmbH und AG gleichermassen, denn die Pflicht zur Aufbewahrung trifft alle, die buchführungspflichtig sind.
- 10 Jahre
- Geschäftsbücher, Belege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht (Art. 958f OR)
- 20 Jahre
- MWST-Unterlagen zu Immobilien für Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch
- 31.12.
- Fristbeginn bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr
Was die Aufbewahrungspflicht Schweiz umfasst
Art. 958f Abs. 1 OR nennt vier Arten von Unterlagen: die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht. Sie sind während zehn Jahren aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Ein Beleg vom 15. März 2026 fällt bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also in das Geschäftsjahr 2026, und die zehn Jahre laufen ab dem 31. Dezember 2026.
Was ein Buchungsbeleg ist, definiert Art. 957a Abs. 3 OR weit: alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. Dazu gehören neben Rechnungen und Quittungen auch Kontoauszüge, Lohnabrechnungen oder ein Vertrag, auf den sich eine Buchung stützt. Zu den Geschäftsbüchern zählt die GeBüV das Hauptbuch mit Konten und Journal sowie Hilfsbücher wie Lohn-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (Art. 1 GeBüV).
Dieselbe Frist steht im Steuerrecht: Selbständigerwerbende und juristische Personen bewahren Geschäftsbücher und Belege nach Art. 126 Abs. 3 DBG ebenfalls zehn Jahre auf, nach den Regeln von Art. 957 bis 958f OR.
| Unterlage | Frist | Form | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Hauptbuch, Journal, Hilfsbücher | 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr | Papier oder elektronisch | Art. 958f OR, Art. 1 GeBüV |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr | Papier oder elektronisch | Art. 958f OR |
| Geschäftsbericht (Jahresrechnung) | 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr | Schriftlich und unterzeichnet | Art. 958f Abs. 2 OR |
| Revisionsbericht | 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr | Schriftlich und unterzeichnet | Art. 958f Abs. 2 OR |
| Arbeitsanweisungen zur Buchführung | So lange wie die danach geführten Bücher | Wie die Bücher | Art. 4 Abs. 2 GeBüV |
| MWST-Unterlagen | Bis zur absoluten Verjährung, 10 Jahre nach Ende der Steuerperiode | Papier oder elektronisch | Art. 70 Abs. 2 und 42 Abs. 6 MWSTG |
| MWST-Unterlagen zu Immobilien (Einlageentsteuerung, Eigenverbrauch) | 20 Jahre | Papier oder elektronisch | Art. 70 Abs. 3 MWSTG |
Aufbewahrungsfrist Buchhaltung: wann sie beginnt und endet
Weil die Frist erst am Ende des Geschäftsjahres beginnt, ist ein Beleg in der Praxis zwischen zehn und knapp elf Jahren aufzubewahren. Eine Rechnung vom 3. Januar 2026 und eine vom 28. Dezember 2026 dürfen am selben Tag vernichtet werden: frühestens nach dem 31. Dezember 2036. Wer ein abweichendes Geschäftsjahr hat, etwa vom 1. Juli bis 30. Juni, rechnet ab dem 30. Juni.
15.03.2026
Beleg entsteht
Die Lieferantenrechnung trifft ein und wird gebucht. Ab jetzt gilt sie als Buchungsbeleg.
31.12.2026
Fristbeginn
Das Geschäftsjahr 2026 endet. Die zehn Jahre nach Art. 958f OR beginnen zu laufen.
31.12.2036
Ende der Frist nach OR und MWSTG
Zehn Jahre sind abgelaufen. Für die MWST endet die absolute Verjährung der Steuerperiode 2026 am selben Tag.
ab 2037
Vernichten möglich
Sofern kein Verfahren läuft und der Beleg keine Immobilie betrifft, für die 20 Jahre gelten.
Bei der MWST ist die Lage ähnlich, aber anders begründet. Art. 70 Abs. 2 MWSTG verlangt die Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, und diese tritt nach Art. 42 Abs. 6 MWSTG zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein. Steuerperiode ist das Kalenderjahr. Unterlagen, die für die Einlageentsteuerung und den Eigenverbrauch von Immobilien gebraucht werden, also etwa Rechnungen zu Kauf, Bau oder Umbau einer Liegenschaft, sind nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG 20 Jahre aufzubewahren.
Belege digital aufbewahren: was die GeBüV verlangt
Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt es, Geschäftsbücher und Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufzubewahren, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung, GeBüV, die seit dem 1. Januar 2013 in der heutigen Fassung gilt. Ihre Anforderungen in Kürze:
| Anforderung | Was das heisst | GeBüV |
|---|---|---|
| Integrität | Bücher und Belege dürfen nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt. | Art. 3 |
| Dokumentation | Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und eingesetzte Programme in Arbeitsanweisungen festhalten. | Art. 4 |
| Sorgfalt | Geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahren. | Art. 5 |
| Verfügbarkeit | Bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist einsehbar und prüfbar, auf Verlangen auch ohne Hilfsmittel lesbar. | Art. 6 |
| Organisation | Archivierte Informationen von aktuellen trennen, Verantwortung regeln. | Art. 7 |
| Archiv und Protokoll | Systematisch inventarisieren, vor unbefugtem Zugriff schützen, Zugriffe aufzeichnen und die Aufzeichnungen gleich lang aufbewahren. | Art. 8 |
| Informationsträger | Unveränderbare Träger ohne Zusatz; veränderbare nur mit Integritätsverfahren, Zeitstempel und aufbewahrten Protokollen. | Art. 9 |
| Prüfung und Migration | Träger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit prüfen; jede Übertragung auf ein anderes Format protokollieren. | Art. 10 |
Der Knackpunkt für die meisten KMU ist Art. 9 GeBüV. Eine Festplatte, ein Netzlaufwerk oder ein gewöhnlicher Cloud-Speicher gelten als veränderbare Informationsträger. Darauf ist die Aufbewahrung nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, etwa eine digitale Signatur, wenn der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist, etwa durch einen Zeitstempel, und wenn Protokolle und Log-Dateien ebenfalls aufbewahrt werden. Das KMU-Portal des Bundes hält ausdrücklich fest, dass eine Cloud die Voraussetzungen für unveränderbare Datenträger nicht erfüllt.
Ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Firmenlaufwerk genügt deshalb in der Regel nicht. Einfache Wege sind ein Archivsystem, das Hashwerte, Zeitstempel und Zugriffsprotokolle selbst führt, oder PDF/A-Dateien auf einem unveränderbaren Träger. Für die MWST hat die ESTV zudem festgehalten, dass keine digitale Signatur nötig ist, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957a OR eingehalten sind. Die GeBüV gilt nach derselben Auskunft aber unabhängig davon.
Papierbelege scannen: dürfen die Originale weg?
Für Buchungsbelege lautet die Antwort im Grundsatz ja. Das OR stellt die elektronische Aufbewahrung der Papierform gleich (Art. 958f Abs. 3 OR), und die ESTV behandelt Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung gleich. Das gilt nach ihrer Auskunft auch für Fotos von Spesenquittungen. Voraussetzung ist, dass der Scan mit dem Original übereinstimmt, vollständig und lesbar ist und so archiviert wird, wie es die GeBüV verlangt. Die MWST-Verordnung verweist für papierlose Belege selbst auf OR und GeBüV (Art. 122 MWSTV).
Zwei Ausnahmen sind ausdrücklich geregelt: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR), also auf Papier mit Originalunterschrift. Bei Verträgen und Urkunden kann das Original aus Beweisgründen ausserhalb der Buchhaltung wichtig sein. Ob Sie ein solches Dokument nach dem Scannen vernichten, klären Sie am besten mit Ihrer Treuhand.
Arbeitsanweisung schreiben
Eine Seite genügt oft: wer scannt, mit welchem Gerät und Programm, in welchem Format, wo abgelegt wird und wer kontrolliert (Art. 4 GeBüV).
Vollständig und lesbar scannen
Alle Seiten, auch Rückseiten mit Angaben, in Farbe oder Graustufen und ausreichender Auflösung. Ein Beleg pro Datei.
Kontrollieren
Stichprobe oder Vollkontrolle: Ist der Scan lesbar, stimmen Betrag und Datum mit der Buchung überein?
Revisionssicher ablegen
In einem Archiv mit Zeitstempel, Hashwert und Zugriffsprotokoll oder auf einem unveränderbaren Träger. Den Ablagezeitpunkt festhalten.
Original erst danach vernichten
Nach erfolgreicher Kontrolle und Archivierung, mit einem kurzen Vermerk, welcher Stapel wann vernichtet wurde.
Was bexio und Bilano tun und was nicht
bexio bietet mit dem Dokumenten-Archiv eine Ablage an, die nach der Leistungsbeschreibung von bexio für jedes Dokument einen Hashwert bildet, ihn mit einem Zeitstempel verankert, Zugriffe in einem Logbuch protokolliert und Dateien bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist nicht löschbar macht. Die GeBüV-Konformität garantiert bexio für Dokumente, die ab dem 1. März 2026 direkt im Dokumenten-Archiv gespeichert werden. Für ältere Unterlagen bleibt der Nachweis bis zum Upload bei Ihnen. Das Archiv ist laut bexio in den Paketen Optima und Ultimate enthalten.
Bilano ist kein Archiv. Es liest Ihre Zahlen pro Anfrage über die offizielle bexio-Schnittstelle und behält sie nicht. Ein Chatverlauf ist kein Buchungsbeleg und gehört nicht in die Aufbewahrung, wie im Beitrag zu Finanzdaten und KI erklärt. Was Bilano tut: Sie ziehen eine Quittung oder Lieferantenrechnung als Foto oder PDF in den Chat, Bilano liest Datum, Betrag und MWST und zeigt eine Vorschau. Erst nach Ihrem Klick auf «Ausführen» entsteht in bexio ein Entwurf als Lieferantenrechnung oder Spesenbeleg, mit der Originaldatei als Anhang.
Ob ein solcher Anhang ins Dokumenten-Archiv übernommen wird, hängt von Ihrer bexio-Einstellung ab. Die Leistungsbeschreibung nennt eine automatische Synchronisation für unterstützte Dokumenttypen aus Modulen wie Ausgaben und Buchhaltung, die standardmässig eingeschaltet ist und nur für neue Dokumente gilt. Prüfen Sie in bexio, welche Dokumenttypen das bei Ihnen umfasst, und halten Sie es in Ihrer Arbeitsanweisung fest.
Checkliste: Geschäftsbücher aufbewahren
- Jahresrechnung und Revisionsbericht unterzeichnet auf Papier ablegen, je Geschäftsjahr ein Ordner.
- Hauptbuch, Journal und Saldolisten per Jahresende als PDF/A exportieren und revisionssicher archivieren.
- Belege laufend scannen oder als Datei übernehmen, mindestens monatlich und vor jedem Abschluss.
- Arbeitsanweisung zur Belegablage schreiben und bei jeder Änderung von Programm oder Ablauf nachführen.
- Zugriffsrechte aufs Archiv regeln: wer darf ablegen, wer nur lesen.
- Immobilienbelege getrennt kennzeichnen, weil für sie 20 Jahre gelten.
- Einmal pro Jahr prüfen, ob alte Dateien noch geöffnet werden können (Art. 10 GeBüV).
- Nach Ablauf der Frist vernichten und die Vernichtung kurz protokollieren.
Die Ablage per Jahresende ist ein Punkt in der Jahresabschluss-Checkliste. Wie Sie die MWST-Unterlagen eines Quartals zusammenstellen, steht im Ratgeber zur MWST-Abrechnung.