Wer eine Mahnung schreiben muss, hat meist schon einige Tage gewartet und möchte jetzt zweierlei: das Geld bekommen und den Kunden nicht verlieren. Eine gute Mahnung Vorlage für die Schweiz löst beides, weil sie freundlich im Ton und präzise in der Sache ist. Dieser Ratgeber zeigt die rechtlichen Grundlagen nach OR und SchKG, einen erprobten Mahnplan und drei Texte, die Sie direkt übernehmen können.
Wann ist Ihr Kunde im Verzug?
Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Fälle. Ist eine Forderung fällig, setzt erst Ihre Mahnung den Schuldner in Verzug, so steht es in Art. 102 Abs. 1 OR. Wurde dagegen ein bestimmter Verfalltag verabredet, etwa «zahlbar bis 31. Oktober 2026», kommt der Kunde schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug, ohne dass Sie mahnen müssen (Art. 102 Abs. 2 OR).
Ob die verbreitete Formulierung «zahlbar innert 30 Tagen» bereits einen Verfalltag festlegt, wird in der Praxis nicht einheitlich beurteilt. Der einfachste Weg, diese Frage zu vermeiden: Schreiben Sie auf jede Rechnung ein konkretes Datum. Dann ist klar, ab wann Verzug besteht, und Ihre erste Mahnung muss den Verzug nicht erst auslösen.
Verzugszins: 5 % pro Jahr, einfach gerechnet
Wer mit einer Geldschuld in Verzug ist, schuldet Verzugszinse zu fünf vom Hundert für das Jahr, selbst wenn vertraglich ein tieferer Zins gilt (Art. 104 Abs. 1 OR). Ein höherer Satz gilt nur, wenn er vertraglich vereinbart wurde (Art. 104 Abs. 2 OR). Zinsen auf Verzugszinsen sind ausgeschlossen (Art. 105 Abs. 3 OR), es gibt also keinen Zinseszins.
Die Rechnung ist einfach: offener Betrag × 5 % × Verzugstage ÷ 365. Ein Beispiel: Eine Rechnung über CHF 4'800.00 ist seit 45 Tagen im Verzug. Der Zins beträgt CHF 4'800.00 × 0.05 × 45 ÷ 365 = CHF 29.59. Der Betrag ist klein, aber er zeigt dem Kunden, dass Sie die Regeln kennen. Viele KMU weisen den Zins ab der zweiten Mahnung aus und verzichten bei guten Kunden, die danach sofort zahlen, auf den Einzug.
Mahngebühren: nur mit Vereinbarung
Eine gesetzliche Mahngebühr gibt es in der Schweiz nicht. Sie dürfen Mahnspesen verlangen, wenn Sie diese vorher mit dem Kunden vereinbart haben, typischerweise in den AGB oder in der Offerte. Durchsetzbar sind sie nur, wenn der Betrag genau bestimmt ist, etwa «CHF 20.00 ab der zweiten Mahnung». Eine allgemeine Formulierung wie «Mahnspesen werden erhoben» genügt nicht, wie der Kassensturz des SRF festhält.
- Ohne Vereinbarung: keine Mahngebühr in den Text schreiben, nur Verzugszins.
- Mit Vereinbarung: Betrag pro Stufe nennen und auf die AGB verweisen.
- Weisen Sie Gebühren erst ab der zweiten Stufe aus. Eine Gebühr in der ersten Erinnerung kostet oft mehr Goodwill, als sie einbringt.
Der Mahnplan: drei Stufen mit klaren Fristen
Das Gesetz schreibt weder die Zahl der Mahnungen noch Fristen vor. Ein fester Plan hilft trotzdem, weil er die Entscheidung vom Bauchgefühl löst und jeder Kunde gleich behandelt wird. Der folgende Ablauf ist ein bewährter Vorschlag, den Sie an Ihre Branche anpassen können:
| Zeitpunkt | Schritt | Zahlungsfrist | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Fälligkeit | Rechnung mit konkretem Zahlungsdatum | 30 Tage | Betrag, Datum, QR-Rechnung |
| Fälligkeit + 7 bis 10 Tage | 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) | 10 Tage | Freundlich, Rechnung beilegen |
| Fristablauf + 3 Tage | 2. Mahnung | 10 Tage | Bestimmt, Verzugszins, vereinbarte Gebühr |
| Fristablauf + 3 Tage | Letzte Mahnung | 10 Tage | Betreibung ankündigen |
| Ablauf der letzten Frist | Betreibungsbegehren | gesetzlich | Beim Betreibungsamt des Kunden |
Tag 0
Rechnung
Mit konkretem Zahlungsdatum und QR-Rechnung.
Tag 30
Fälligkeit
Ist ein Verfalltag vereinbart, ist der Kunde ab jetzt im Verzug.
Tag 37 bis 40
1. Mahnung
Freundliche Zahlungserinnerung mit 10 Tagen Frist.
Tag 50 bis 53
2. Mahnung
Bestimmt, mit Verzugszins und vereinbarter Gebühr.
Tag 63 bis 66
Letzte Mahnung
Betreibung ankündigen, vorher anrufen.
Ab Tag 74
Betreibungsbegehren
Beim Betreibungsamt am Sitz oder Wohnort des Kunden.
Von der Fälligkeit bis zum Betreibungsbegehren vergehen damit rund 45 bis 50 Tage. Rufen Sie vor der letzten Mahnung an. Ein kurzes Gespräch klärt oft, ob die Rechnung verloren ging, bestritten wird oder ob der Kunde ein Liquiditätsproblem hat und eine Ratenzahlung braucht.
Mahnung Vorlage: drei Texte zum Kopieren
Die Texte sind für Rechnungen an Geschäftskunden geschrieben. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und legen Sie jeweils eine Kopie der Rechnung mit QR-Zahlteil bei.
Vorlage 1: 1. Mahnung (freundlich)
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren. Im Alltag geht eine Rechnung leicht unter. Nach unserer Buchhaltung ist der folgende Betrag noch offen:
- Rechnung Nr. [Nr.] vom [Datum]
- Fällig am: [Fälligkeitsdatum]
- Offener Betrag: CHF [Betrag]
Wir bitten Sie, den Betrag bis [Datum, 10 Tage] zu überweisen. Die Rechnung mit QR-Zahlteil liegt nochmals bei. Haben Sie in der Zwischenzeit bezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Freundliche Grüsse, [Name, Firma, Telefon]
Vorlage 2: 2. Mahnung (bestimmt)
Betreff: 2. Mahnung zu Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren. Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die folgende Rechnung weiterhin offen:
- Rechnung Nr. [Nr.] vom [Datum], fällig seit [Fälligkeitsdatum]
- Offener Betrag: CHF [Betrag]
- Verzugszins 5 % seit [Verzugsdatum]: CHF [Zins]
- Mahngebühr gemäss unseren AGB: CHF [Gebühr] (nur wenn vereinbart)
- Total: CHF [Total]
Bitte überweisen Sie das Total bis [Datum, 10 Tage]. Falls Sie mit der Rechnung nicht einverstanden sind oder eine Ratenzahlung wünschen, melden Sie sich bitte bis zu diesem Datum bei uns. Freundliche Grüsse, [Name, Firma, Telefon]
Vorlage 3: Letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung)
Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren. Auf unsere Mahnungen vom [Datum] und [Datum] haben wir weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung erhalten. Offen sind CHF [Betrag] zuzüglich Verzugszins von 5 % seit [Verzugsdatum] und vereinbarter Mahngebühren, insgesamt CHF [Total].
Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis [Datum, 10 Tage]. Geht der Betrag bis dahin nicht bei uns ein, leiten wir ohne weitere Ankündigung die Betreibung ein. Die Betreibungskosten gehen zu Ihren Lasten. Wir würden diesen Schritt gerne vermeiden und sind für eine Lösung bis zum genannten Datum erreichbar. Freundliche Grüsse, [Name, Firma, Telefon]
Nach der letzten Mahnung: Betreibung nach SchKG
Zahlt der Kunde nicht, stellen Sie ein Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt. Zuständig ist das Amt am Wohnsitz des Schuldners, bei im Handelsregister eingetragenen Firmen das Amt an deren Sitz (Art. 46 SchKG). Das Begehren nennt Gläubiger, Schuldner, Forderungssumme, Zinsfuss mit Zinsbeginn und den Grund der Forderung (Art. 67 SchKG). Die Betreibungskosten trägt der Schuldner, Sie müssen sie aber vorschiessen (Art. 68 SchKG).
- Das Betreibungsamt stellt dem Kunden den Zahlungsbefehl zu. Er hat 20 Tage Zeit zu zahlen (Art. 69 SchKG).
- Bestreitet er die Forderung, kann er innert zehn Tagen Rechtsvorschlag erheben (Art. 74 SchKG). Die Betreibung steht dann still.
- Den Rechtsvorschlag beseitigen Sie mit einem Rechtsöffnungsgesuch. Liegt eine durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung vor, etwa eine vom Kunden unterzeichnete Ratenvereinbarung über den Betrag, ist die provisorische Rechtsöffnung möglich (Art. 82 SchKG). Sonst bleibt der Weg über das Gericht.
- Ohne Rechtsvorschlag stellen Sie frühestens 20 Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls das Fortsetzungsbegehren, spätestens nach einem Jahr (Art. 88 SchKG).
Die Betreibung unterbricht ausserdem die Verjährung (Art. 135 Ziff. 2 OR). Das ist wichtig bei alten Forderungen: Die meisten verjähren nach zehn Jahren (Art. 127 OR), Forderungen etwa aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren oder Berufsarbeiten von Anwälten aber bereits nach fünf Jahren (Art. 128 OR).
Mahnen in bexio mit Bilano
Der aufwendigste Teil einer Mahnung ist selten der Text, sondern die Liste: Welche Rechnungen sind überfällig, seit wann, und welche Mahnstufe ist als Nächstes dran? Wer mit bexio arbeitet, kann diese Frage in Bilano in normaler Sprache stellen. Bilano zeigt die überfälligen Rechnungen nach Altersklassen von 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tagen, jeweils mit der aktuellen Mahnstufe.
Ein Klick auf einen Vorschlag, und die überfälligen Rechnungen stehen in einer Tabelle.
Auf Wunsch schlägt Bilano einen Mahnlauf vor. Es erstellt dabei nichts auf eigene Faust: Jede einzelne Mahnung erscheint zuerst als Vorschau und wird erst angelegt, wenn Sie auf «Ausführen» klicken. Versendet wird nichts automatisch. Wie das im Detail abläuft, zeigt die Seite zu Mahnungen und offenen Posten in bexio.
Checkliste für jede Mahnung
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und offener Betrag stimmen mit der Buchhaltung überein.
- Teilzahlungen und Gutschriften sind berücksichtigt.
- Eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum ist genannt.
- Verzugszins ist korrekt berechnet, Mahngebühren nur, wenn vereinbart.
- Die Rechnung mit QR-Zahlteil liegt bei.
- Eine Ansprechperson mit Telefonnummer ist angegeben.
- Das Mahndatum ist in der Buchhaltung festgehalten, damit die nächste Stufe pünktlich folgt.
Damit es gar nicht erst zu vielen Mahnungen kommt, lohnt sich ein wöchentlicher Blick auf alle offenen Posten. Wie eine solche Routine aussieht und wie Sie die Zahlungsdauer Ihrer Kunden messen, steht im Beitrag zum Debitorenmanagement für KMU.