Jede offene Rechnung ist ein zinsloser Kredit an Ihren Kunden. Solange die Beträge klein sind, fällt das kaum auf. Sobald aber mehrere grosse Rechnungen gleichzeitig überfällig sind, fehlt das Geld für Löhne, MWST und Lieferanten. Debitorenmanagement heisst, die offenen Posten der Debitoren so zu führen, dass Sie solche Engpässe kommen sehen und früh handeln.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie eine offene Posten Liste aufbauen, die Zahlungsdauer mit der Kennzahl DSO messen und eine Routine einführen, die pro Woche eine halbe Stunde kostet.
Die offene Posten Liste nach Alter gliedern
Eine reine Liste aller offenen Rechnungen hilft wenig, weil sie nicht zeigt, wo es brennt. Gliedern Sie die offenen Posten deshalb nach Tagen seit Fälligkeit. Diese Altersgliederung, im Englischen Aging, ist der Standard im Kreditmanagement. Ein Beispiel für ein Dienstleistungs-KMU per 30. September 2026:
| Altersklasse | Anzahl Rechnungen | Betrag | Anteil |
|---|---|---|---|
| Nicht fällig | 24 | CHF 128'400 | 59.8 % |
| 1 bis 30 Tage überfällig | 11 | CHF 52'300 | 24.4 % |
| 31 bis 60 Tage überfällig | 4 | CHF 19'800 | 9.2 % |
| 61 bis 90 Tage überfällig | 2 | CHF 8'600 | 4.0 % |
| Über 90 Tage überfällig | 2 | CHF 5'500 | 2.6 % |
| Total offene Posten | 43 | CHF 214'600 | 100 % |
- Nicht fällig
CHF 128'400
- 1 bis 30 Tage
CHF 52'300
- 31 bis 60 Tage
CHF 19'800
- 61 bis 90 Tage
CHF 8'600
- Über 90 Tage
CHF 5'500
Überfällig sind in diesem Beispiel CHF 86'200 oder rund 40 % des Bestands. Das klingt viel, doch der grösste Teil liegt in der ersten Klasse und erledigt sich oft mit einer freundlichen Erinnerung. Aufmerksamkeit verdienen die CHF 14'100 über 60 Tage: Je älter eine Forderung, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung ohne Ihr Zutun.
DSO berechnen: wie lange Ihre Kunden zahlen
Die Kennzahl DSO, Days Sales Outstanding, sagt, wie viele Tage Umsatz im Durchschnitt in den Debitoren gebunden sind. Die Formel:
DSO = Debitorenbestand am Stichtag ÷ Umsatz der Periode × Anzahl Tage der Periode
Weiter mit dem Beispiel: Der Debitorenbestand per 30. September beträgt CHF 214'600. Im dritten Quartal, also in 92 Tagen, wurden CHF 585'000 inklusive MWST fakturiert. Damit gilt: 214'600 ÷ 585'000 × 92 = 33.7 Tage. Bei einer Zahlungsfrist von 30 Tagen sieht das auf den ersten Blick ordentlich aus.
Aussagekräftiger wird die Zahl im Vergleich mit dem Best Possible DSO. Dafür setzen Sie nur die noch nicht fälligen Posten ein: 128'400 ÷ 585'000 × 92 = 20.2 Tage. Die Differenz von 13.5 Tagen geht auf Zahlungsverzug zurück. Das ist die Grösse, die Sie mit Debitorenmanagement beeinflussen können.
Einen Richtwert nennt das KMU-Portal des Bundes: Der Debitorenumschlag, also Umsatz geteilt durch Debitorenbestand aufs Jahr gerechnet, sollte einen Faktor von 8 bis 10 möglichst nicht unterschreiten. Bei 30 Tagen Zahlungsfrist entspricht das einer tatsächlichen Zahlungsdauer von 36 bis 45 Tagen.
- Rechnen Sie DSO jeden Monat mit derselben Methode, damit die Werte vergleichbar bleiben.
- Verwenden Sie den Umsatz inklusive MWST, weil auch der Debitorenbestand die MWST enthält.
- Bei saisonalem Geschäft liefert ein Quartal ein ruhigeres Bild als ein einzelner Monat.
- Berechnen Sie die Zahl auch pro Kunde. Der Durchschnitt verdeckt oft, dass zwei Kunden für den Grossteil der Verzögerung verantwortlich sind.
Klumpenrisiko: auf die grossen Kunden schauen
Ein Kunde, der 30 % Ihres Umsatzes ausmacht und 20 Tage zu spät zahlt, belastet Ihre Liquidität stärker als zehn kleine Kunden mit derselben Verspätung. Prüfen Sie deshalb mindestens einmal pro Quartal, wie sich Ihr Umsatz auf die Kunden verteilt, und behandeln Sie die grössten Positionen in der Wochenroutine einzeln.
Die Routine: 30 Minuten pro Woche
Debitorenmanagement scheitert selten am Wissen, sondern an der Regelmässigkeit. Legen Sie einen festen Termin fest, etwa Montagmorgen, und gehen Sie jedes Mal dieselben Schritte durch:
- Zahlungseingänge der Vorwoche verbuchen oder prüfen, ob sie den Rechnungen zugeordnet sind. Erst dann stimmt die Liste.
- Altersgliederung neu erstellen und mit der Vorwoche vergleichen: Welche Posten sind in eine höhere Klasse gerutscht?
- Fällige Mahnstufen auslösen: Erinnerung, 2. Mahnung oder letzte Mahnung nach Ihrem Mahnplan.
- Kunden mit Beträgen über 31 Tage oder über einer festen Schwelle, etwa CHF 5'000, anrufen statt nur schreiben.
- Für grosse neue Rechnungen kurz nachfragen, ob sie angekommen und freigegeben sind.
- Absprachen festhalten: zugesagtes Zahlungsdatum, Ratenplan, Reklamationen.
Einmal pro Monat ergänzen Sie die Routine um die DSO-Berechnung und einen Blick auf Kunden, deren Zahlungsverhalten sich verschlechtert. Zum Jahresende prüfen Sie zusammen mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder, ob für alte Posten eine Wertberichtigung nötig ist. Das OR verlangt eine vorsichtige Bewertung und eine Überprüfung, wenn konkrete Anzeichen für eine Überbewertung bestehen (Art. 960 OR).
Massnahmen je Altersklasse
Damit die Routine schnell geht, entscheiden Sie nicht jedes Mal neu, sondern legen die Massnahmen einmal fest:
| Altersklasse | Massnahme | Wer | Neue Lieferungen |
|---|---|---|---|
| Nicht fällig | Bei grossen Beträgen Eingang bestätigen lassen | Buchhaltung | Normal |
| 1 bis 30 Tage | Freundliche Zahlungserinnerung, Frist 10 Tage | Buchhaltung | Normal |
| 31 bis 60 Tage | 2. Mahnung mit Verzugszins, Anruf | Buchhaltung, Projektleitung | Nur nach Rücksprache |
| 61 bis 90 Tage | Letzte Mahnung, Ratenplan anbieten | Geschäftsleitung | Nur gegen Vorauszahlung |
| Über 90 Tage | Betreibung einleiten, Wertberichtigung prüfen | Geschäftsleitung, Treuhand | Gestoppt |
Ab Verzug schuldet der Kunde 5 % Verzugszins (Art. 104 Abs. 1 OR). Wie Sie die Mahnstufen formulieren und wann die Betreibung folgt, steht mit Vorlagen im Ratgeber zur Mahnung in der Schweiz. Für die erste Stufe finden Sie freundliche Texte in drei Sprachen im Beitrag zur Zahlungserinnerung.
Vorbeugen: weniger offene Posten von Anfang an
- Schnell fakturieren. Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert die Zahlungsdauer um einen Tag.
- Ein konkretes Zahlungsdatum auf die Rechnung schreiben statt nur «30 Tage netto».
- Bei Projekten Teilrechnungen oder eine Anzahlung vereinbaren.
- Bei neuen Kunden mit grossen Aufträgen die Bonität prüfen. Einen Auszug aus dem Betreibungsregister erhalten Sie, wenn Sie ein Interesse glaubhaft machen, etwa einen bevorstehenden Vertragsabschluss.
- Rechnungen an die richtige Adresse und mit der Bestellnummer des Kunden schicken, damit sie in dessen Freigabe nicht hängen bleiben.
Das Recht auf Einsicht in das Betreibungsregister steht in Art. 8a SchKG. Ein Interesse gilt insbesondere als glaubhaft, wenn das Gesuch in direktem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrages steht.
Saubere Liste: Teilzahlungen, Gutschriften, Reklamationen
Die beste Routine nützt wenig, wenn die Liste selbst nicht stimmt. Eine Mahnung für eine längst bezahlte Rechnung ärgert den Kunden mehr als jede späte Erinnerung. Achten Sie deshalb auf drei Fehlerquellen:
- Teilzahlungen: Ordnen Sie jede Zahlung der richtigen Rechnung zu. Ein nicht zugeordneter Zahlungseingang lässt die Rechnung offen erscheinen und den Kunden doppelt mahnen.
- Gutschriften: Verrechnen Sie Gutschriften mit der zugehörigen Rechnung, statt sie als eigenen Posten stehen zu lassen.
- Reklamationen: Bestrittene Rechnungen markieren Sie separat und klären sie rasch. Solange der Grund offen ist, bringt eine Mahnung meist nur Ärger, aber ein Gesprächstermin bringt das Geld.
Für die Geschäftsleitung reichen am Monatsende vier Zahlen: Total offene Posten, Anteil überfällig, Betrag über 90 Tage und DSO, jeweils im Vergleich zum Vormonat. Dazu eine Liste der fünf grössten überfälligen Kunden mit dem nächsten Schritt. Wer diese Übersicht jeden Monat in derselben Form sieht, erkennt Verschlechterungen, lange bevor sie in der Liquidität spürbar werden.
Offene Posten der Debitoren in bexio mit Bilano
In bexio sind alle Daten für diese Routine vorhanden, die Auswertung braucht aber einige Klicks und meist einen Export nach Excel. Bilano liest die Rechnungen über die offizielle bexio-Schnittstelle und beantwortet die Fragen der Wochenroutine direkt: Es zeigt die überfälligen Rechnungen nach den Altersklassen 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage, jeweils mit der aktuellen Mahnstufe, und berechnet das Zahlungsverhalten und die DSO pro Kunde.
Auf Wunsch schlägt Bilano einen Mahnlauf vor. Jede Mahnung erscheint zuerst als Vorschau und wird erst nach Ihrem Klick auf «Ausführen» in bexio angelegt, eine nach der anderen. Die Liste lässt sich als Excel-Datei exportieren, etwa für die Besprechung mit der Geschäftsleitung. Treuhandbüros sehen im Treuhand-Cockpit die Summen über alle Mandanten. Details zum Ablauf finden Sie auf der Seite zu Mahnungen und offenen Posten.