Die meisten verspäteten Zahlungen haben einen banalen Grund: Die Rechnung liegt in einem Postfach, die zuständige Person war in den Ferien, die Freigabe ist hängen geblieben. Eine freundliche Zahlungserinnerung löst genau diese Fälle, ohne die Beziehung zu belasten. Diese Zahlungserinnerung Vorlage gibt es in drei Sprachen, denn in der Schweiz schreiben viele KMU Kunden in der Romandie und im Tessin an.
Wie verbreitet das Problem ist, zeigt eine Auswertung von Dun & Bradstreet: Im ersten Quartal 2025 wurden 20.5 % der Rechnungen von Schweizer Firmen zu spät bezahlt, im Schnitt knapp 15 Tage. In der Westschweiz und im Tessin lag der Anteil deutlich höher als in der Ost- und Zentralschweiz, im Tessin bei 27 %, in Genf bei 24 %.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: der Unterschied
Das Obligationenrecht kennt den Begriff Zahlungserinnerung nicht. Es spricht nur von der Mahnung, mit der ein Gläubiger den Schuldner einer fälligen Forderung in Verzug setzt (Art. 102 Abs. 1 OR). Ob Sie Ihr erstes Schreiben «Zahlungserinnerung» oder «1. Mahnung» nennen, ist deshalb vor allem eine Frage des Tons. Wichtig ist, dass es klar zur Zahlung auffordert. Ab dem Verzug schuldet der Kunde 5 % Verzugszins (Art. 104 Abs. 1 OR), den Sie in der ersten Stufe aber meist noch nicht ausweisen.
Wie es nach der Erinnerung weitergeht, mit zweiter und letzter Mahnung, Verzugszins und Betreibung, steht im Ratgeber zur Mahnung in der Schweiz.
Der richtige Ton: fünf Regeln
- Gehen Sie von einem Versehen aus. Formulierungen wie «Im Alltag geht eine Rechnung leicht unter» lassen dem Kunden das Gesicht und machen die Zahlung einfach.
- Nennen Sie die Fakten vollständig: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit. Der Kunde soll nicht suchen müssen.
- Setzen Sie ein konkretes Datum statt «baldmöglichst». Ein Datum wird in der Kreditorenbuchhaltung des Kunden eingeplant, eine vage Bitte nicht.
- Bieten Sie einen Ausweg an. Der Satz «Haben Sie bereits bezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos» verhindert Ärger, wenn sich Zahlung und Erinnerung kreuzen.
- Schreiben Sie in der Sprache des Kunden und an die richtige Person. Eine Erinnerung an die Buchhaltung wirkt oft schneller als eine an die Geschäftsleitung.
Der richtige Zeitpunkt
Bewährt hat sich ein fester Rhythmus, den Sie für alle Kunden gleich anwenden:
| Zeitpunkt | Schritt | Ton |
|---|---|---|
| 3 bis 5 Tage vor Fälligkeit | Optionaler Hinweis bei grossen Beträgen | Informativ |
| 5 bis 10 Tage nach Fälligkeit | Zahlungserinnerung, neue Frist 10 Tage | Freundlich |
| Nach Ablauf der Frist | Kurzer Anruf bei der Buchhaltung | Persönlich |
| 3 Tage nach dem Anruf | 2. Mahnung mit Verzugszins | Bestimmt |
Warten Sie nicht zu lange. Eine Erinnerung drei Monate nach Fälligkeit wirkt, als sei Ihnen die Rechnung selbst nicht wichtig gewesen, und die Chance auf eine reibungslose Zahlung sinkt.
Zahlungserinnerung Vorlage auf Deutsch
Variante Sie-Form
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Frau [Name] / Sehr geehrter Herr [Name]. Im Alltag geht eine Rechnung leicht unter. Nach unserer Buchhaltung ist der folgende Betrag noch offen:
- Rechnung Nr. [Nr.] vom [Datum]
- Fällig am: [Fälligkeitsdatum]
- Offener Betrag: CHF [Betrag]
Wir bitten Sie, den Betrag bis [Datum] zu überweisen. Die Rechnung mit QR-Zahlteil liegt nochmals bei. Haben Sie in der Zwischenzeit bereits bezahlt, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Freundliche Grüsse, [Name, Firma]
Variante Du-Form (für Stammkunden)
Hallo [Vorname]. Kurze Erinnerung: Unsere Rechnung [Nr.] vom [Datum] über CHF [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist bei uns noch offen. Kannst du sie bis [Datum] überweisen? Ich hänge sie dir nochmals an. Falls sie schon unterwegs ist, danke und vergiss diese Nachricht. Liebe Grüsse, [Name]
Rappel de paiement : modèle en français
Für Kunden in der Romandie. Der Text verwendet die in der Schweiz übliche Grussformel «Meilleures salutations» und den Begriff «section paiement» der QR-Rechnung.
Objet : Rappel de paiement, facture n° [n°] du [date]
Madame, Monsieur, sauf erreur de notre part, la facture mentionnée ci-dessous n’a pas encore été réglée :
- Facture n° [n°] du [date]
- Échéance : [date]
- Montant ouvert : CHF [montant]
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir effectuer le versement d’ici au [date]. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture avec la section paiement QR. Si votre paiement a croisé ce courrier, nous vous en remercions et vous prions de ne pas tenir compte de ce rappel. Pour toute question, je suis à votre disposition au [téléphone]. Meilleures salutations, [nom, entreprise]
Promemoria di pagamento: modello in italiano
Für Kunden im Tessin und in den italienischsprachigen Tälern Graubündens. «Promemoria di pagamento» ist die freundliche erste Stufe, «sollecito» wird eher für die folgenden Mahnungen verwendet.
Oggetto: Promemoria di pagamento, fattura n. [n.] del [data]
Gentili signore e signori, salvo errore da parte nostra, la seguente fattura risulta ancora aperta:
- Fattura n. [n.] del [data]
- Scadenza: [data]
- Importo ancora dovuto: CHF [importo]
Vi preghiamo di voler effettuare il pagamento entro il [data]. In allegato trovate una copia della fattura con la sezione di pagamento QR. Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, vi preghiamo di non tenere conto della presente. Per qualsiasi domanda resto a disposizione al numero [telefono]. Cordiali saluti, [nome, ditta]
E-Mail, Brief oder Telefon?
Für die erste Erinnerung genügt eine E-Mail an die Adresse, an die Sie die Rechnung geschickt haben, mit der Rechnung als PDF im Anhang. Nennen Sie die Rechnungsnummer im Betreff, damit die Buchhaltung des Kunden die Nachricht ohne Rückfrage zuordnen kann. Bleibt die Frist ohne Reaktion, ist ein Anruf meist wirksamer als ein zweites Schreiben. Für die letzte Mahnung lohnt sich ein eingeschriebener Brief, weil Sie im Streitfall den Zugang belegen müssen.
- Betreff Deutsch: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Nr.], fällig am [Datum]
- Objet français : Rappel de paiement, facture n° [n°] échue le [date]
- Oggetto italiano: Promemoria di pagamento, fattura n. [n.] scaduta il [data]
Vorlage: Bestätigung nach einem Telefonat
Haben Sie mit dem Kunden telefoniert, halten Sie die Abmachung kurz schriftlich fest. Das schafft Verbindlichkeit, ohne den Ton zu verschärfen:
Guten Tag Frau [Name] / Herr [Name]. Vielen Dank für das freundliche Gespräch von heute. Wie besprochen überweisen Sie den offenen Betrag von CHF [Betrag] für Rechnung [Nr.] bis [Datum]. Die Rechnung mit QR-Zahlteil finden Sie nochmals im Anhang. Freundliche Grüsse, [Name, Firma]
Wünscht der Kunde eine Ratenzahlung, nennen Sie in der Bestätigung jede Rate mit Betrag und Datum. Lassen Sie eine Ratenvereinbarung vom Kunden unterschreiben. Sie gilt in der Regel als Schuldanerkennung, die Ihnen in einer späteren Betreibung den Weg zur provisorischen Rechtsöffnung öffnet.
Die wichtigsten Begriffe in drei Sprachen
Wenn aus der Erinnerung eine Mahnung wird, helfen die offiziellen Begriffe aus dem Obligationenrecht und dem Betreibungsrecht (SchKG, französisch LP, italienisch LEF):
| Deutsch | Français | Italiano |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Rappel de paiement | Promemoria di pagamento |
| Mahnung | Rappel, sommation | Sollecito, diffida |
| Verzug | Demeure | Mora |
| Verzugszins | Intérêt moratoire | Interesse di mora |
| Betreibung | Poursuite | Esecuzione |
| Zahlungsbefehl | Commandement de payer | Precetto esecutivo |
| Rechtsvorschlag | Opposition | Opposizione |
Welcher Kunde welchen Ton braucht
Nicht jeder Kunde braucht dieselbe Erinnerung. Ein Stammkunde, der seit Jahren zuverlässig nach 32 Tagen zahlt, verdient einen anderen Text als einer, der regelmässig erst nach der zweiten Mahnung reagiert. Dazu müssen Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden kennen: Wie viele Tage vergehen im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlung, und wie oft zahlt jemand nach Fälligkeit?
In bexio lässt sich das aus den bezahlten Rechnungen herleiten, von Hand aber nur mit einigem Aufwand. Bilano liest die Rechnungen über die offizielle bexio-Schnittstelle und berechnet das Zahlungsverhalten pro Kunde: wie viele Tage im Schnitt bis zur Zahlung vergehen.
Ist eine Erinnerung fällig, kann Bilano die Mahnung in bexio anlegen. Sie sehen immer zuerst eine Vorschau, und erst nach Ihrem Klick auf «Ausführen» wird sie erstellt. Bilano versendet nichts automatisch. Mehr dazu auf der Seite zu Mahnungen und offenen Posten in bexio.
Kurz-Checkliste vor dem Versand
- Ist die Rechnung wirklich offen? Prüfen Sie Zahlungseingänge der letzten Tage und allfällige Gutschriften.
- Stimmen Ansprechperson und Sprache?
- Ist ein konkretes Zahlungsdatum genannt?
- Liegt die Rechnung mit QR-Zahlteil bei?
- Ist das Datum der Erinnerung festgehalten, damit die nächste Stufe pünktlich folgt?
Wer jede Woche einen kurzen Blick auf die offenen Posten wirft, muss seltener erinnern. Wie diese Routine aussieht, beschreibt der Beitrag zum Debitorenmanagement für KMU.