In vielen Betrieben ist ChatGPT längst im Einsatz, oft über private Konten der Mitarbeitenden. Die Frage nach ChatGPT und Datenschutz im Unternehmen stellt sich deshalb meist rückwärts: Nicht «dürfen wir das einführen?», sondern «wie bringen wir in Ordnung, was schon läuft?». Dieser Ratgeber beantwortet das praktisch, vom Plan über die Einstellungen bis zur Textvorlage für die Datenschutzerklärung.
Die rechtlichen Grundlagen, also warum das Datenschutzgesetz auf KI direkt anwendbar ist und wann eine Folgenabschätzung nötig wird, behandelt der Beitrag revDSG und KI. Die Frage, warum ein Serverstandort in Europa amerikanische Behörden nicht ausschliesst, steht im Beitrag zum US CLOUD Act. Hier geht es um die Umsetzung.
Erst prüfen: Gelangen überhaupt Personendaten in den Chat?
Das Datenschutzgesetz schützt Personendaten, also Angaben über bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen. Zahlen einer Aktiengesellschaft sind keine Personendaten, der Name einer Ansprechperson, die Adresse eines Einzelunternehmers, ein Lohn oder eine Kundenreklamation mit Namen dagegen schon. In der Praxis enthält fast jede Kundenliste, jede Debitorenauswertung und jede weitergeleitete E-Mail Personendaten.
Die einfachste Massnahme ist deshalb auch die wirksamste: Für viele Aufgaben braucht ChatGPT keine Namen. Ein Vertragsentwurf, eine Formulierungshilfe oder eine Excel-Formel funktionieren mit «Kunde A» genauso gut. Alles, was ohne Personendaten auskommt, fällt aus dem Anwendungsbereich des DSG, und die folgenden Pflichten betreffen nur den Rest.
Welcher ChatGPT-Plan für Unternehmen taugt
Die Unterschiede zwischen den Plänen von OpenAI sind für den Datenschutz grösser als die zwischen verschiedenen Anbietern. ChatGPT Team heisst seit dem 29. August 2025 ChatGPT Business; Funktionen und Bedingungen sind gleich geblieben.
| Plan | Training mit Ihren Eingaben | Vertrag zur Auftragsbearbeitung | Datenhaltung in Europa |
|---|---|---|---|
| Free, Plus, Pro | Voreingestellt, abschaltbar | Nein | Nein |
| Business | Standardmässig nicht | Ja | Nicht dokumentiert |
| Enterprise, Edu | Standardmässig nicht | Ja | Für berechtigte Arbeitsbereiche, seit Januar 2026 auch mit Verarbeitung in Europa |
| API | Standardmässig nicht | Ja | Für neue Projekte mit Region Europa |
Die Angaben zur Datenhaltung stammen aus der Ankündigung von OpenAI zur europäischen Datenresidenz, die im Januar 2026 um die Verarbeitung in der Region ergänzt wurde. Eine eigene Datenregion Schweiz ist nicht dokumentiert. Für ein KMU heisst das: Wer ChatGPT mit Personendaten nutzt, braucht mindestens Business. Plus und Pro sind für Privatpersonen gemacht, auch wenn sie im Betrieb bezahlt werden.
Die Einstellungen, die Sie heute ändern sollten
- In Privatplänen: Unter «Einstellungen», «Datenkontrollen» den Schalter «Das Modell für alle verbessern» ausschalten. Er gilt für das ganze Konto, im Browser und in der App.
- Für einmalige, heikle Fragen: einen temporären Chat verwenden. Er erscheint nicht im Verlauf und wird laut OpenAI nicht zum Training verwendet.
- In Business und Enterprise: Apps und Connectors nur gezielt freigeben. Ein verbundenes Drittsystem erhält Inhalte aus dem Gespräch, und für dieses System gelten dessen eigene Bedingungen.
- Die Memory-Funktion prüfen. Was ChatGPT sich merkt, fliesst in spätere Gespräche ein, auch in solche, in denen Sie nicht mehr daran denken.
- Aufbewahrung festlegen, wo der Plan es erlaubt, und Gespräche mit Personendaten nach Erledigung löschen.
Löschen ist allerdings kein absolutes Versprechen. Im Rechtsstreit zwischen der New York Times und OpenAI ordnete ein US-Gericht 2025 an, Protokolle aufzubewahren, die sonst gelöscht worden wären. Die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag ChatGPT für die Buchhaltung.
Vertrag und Bekanntgabe in die USA
Gibt Ihr Unternehmen Personendaten in ChatGPT ein, bearbeitet OpenAI sie in Ihrem Auftrag. Art. 9 DSG erlaubt das, wenn die Daten nur so bearbeitet werden, wie Sie es selbst dürften, keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht und Sie sich vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleistet. Praktisch heisst das: Sie schliessen den Auftragsverarbeitungszusatz von OpenAI ab, der für die Geschäftspläne und die API angeboten wird, und legen ihn ab.
Weil OpenAI die Daten in den USA oder anderen Staaten verarbeitet, liegt zusätzlich eine Bekanntgabe ins Ausland nach Art. 16 DSG vor. Seit dem 15. September 2024 gelten die USA als angemessen, aber nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, prüfen Sie selbst in der öffentlichen Liste auf dataprivacyframework.gov, und zwar für die konkrete Gesellschaft, mit der Sie den Vertrag schliessen. Ist sie dort nicht für den Swiss-U.S.-Teil aufgeführt, braucht es geeignete Garantien, in der Regel Standardvertragsklauseln mit Schweizer Anpassungen. Auf welchen Mechanismus sich der Anbieter stützt, steht im Auftragsverarbeitungszusatz.
Wer die Vorschriften über die Auftragsbearbeitung oder die Bekanntgabe ins Ausland vorsätzlich verletzt, kann nach Art. 61 DSG auf Antrag mit Busse bis CHF 250'000 bestraft werden. Die Busse trifft nach Schweizer Recht grundsätzlich die verantwortliche Person, nicht das Unternehmen.
Was in die Datenschutzerklärung gehört
Art. 19 DSG verlangt, dass Sie betroffene Personen mindestens über Ihre Identität, den Bearbeitungszweck und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern informieren. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, gehören auch der Staat und die Garantie nach Art. 16 Abs. 2 DSG oder die angewendete Ausnahme nach Art. 17 DSG dazu. Unterlassen Sie diese Information vorsätzlich, droht nach Art. 60 DSG ebenfalls eine Busse bis CHF 250'000.
Eine Formulierung, die Sie an Ihre Verhältnisse anpassen können, sieht zum Beispiel so aus:
Schreiben Sie nur hinein, was stimmt. Der letzte Satz gilt für Business, Enterprise und API, nicht für ein Plus-Konto. Und wer ChatGPT gegenüber Kunden einsetzt, etwa als Chat auf der Website, macht kenntlich, dass dort eine Maschine antwortet.
Checkliste für die interne KI-Richtlinie
Eine KI-Richtlinie muss kein Handbuch sein. Für ein KMU genügen oft zwei Seiten, wenn sie die folgenden Punkte klar beantworten:
- Welche Werkzeuge sind erlaubt, mit welchem Konto? Zum Beispiel: ChatGPT nur im Firmen-Arbeitsbereich, keine privaten Konten für Firmendaten.
- Welche Daten dürfen nie hinein? Zum Beispiel Löhne, Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden, Passwörter, Mandantendaten ohne Freigabe, Geschäftsgeheimnisse von Kunden.
- Welche Daten nur anonymisiert? Kundennamen durch Platzhalter ersetzen, wo der Name für die Aufgabe nicht nötig ist.
- Wer prüft Ergebnisse? Jede Ausgabe, die nach aussen geht oder in die Buchhaltung einfliesst, wird von einem Menschen gelesen.
- Welche Apps und Connectors sind freigegeben, und wer gibt neue frei?
- Wer ist Ansprechperson für Fragen und Vorfälle, und was tun Mitarbeitende, wenn versehentlich vertrauliche Daten eingegeben wurden?
- Wo liegen Vertrag, Prüfdatum der DPF-Liste und Eintrag im Bearbeitungsverzeichnis, und wann wird das Ganze wieder geprüft?
- Wie werden Mitarbeitende geschult, und bestätigen sie die Richtlinie schriftlich?
Für Treuhandbüros kommt ein Punkt dazu: Mandantendaten unterliegen vertraglichen und standesrechtlichen Verschwiegenheitspflichten, die über das DSG hinausgehen. Was dort gilt, beschreibt der Beitrag KI im Treuhandbüro.
Die Alternative: KI, die in der Schweiz rechnet
Nicht jede Aufgabe rechtfertigt den Aufwand aus Vertrag, Auslandprüfung und Datenschutzerklärung. Für allgemeine Texte ohne Personendaten ist ChatGPT mit den richtigen Einstellungen oft die pragmatische Wahl. Für Kundenlisten, Debitoren, Löhne oder Mandantendaten kann ein Anbieter, der in der Schweiz verarbeitet, die Prüfkaskade deutlich verkürzen: Ohne Bekanntgabe ins Ausland entfallen Art. 16 und 17 DSG und der Hinweis auf den Zielstaat.
Bilano ist ein solches Angebot für Buchhaltungsdaten aus bexio. Die Sprachmodelle laufen bei Infomaniak in Genf und Zürich, einem Schweizer Unternehmen ohne US-Muttergesellschaft, auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur. Anfragen werden nicht protokolliert und nicht zum Training verwendet, und der optionale Gesprächsverlauf ist im Browser Ende-zu-Ende verschlüsselt. Das ersetzt keine Prüfung: Auch Bilano ist Ihr Auftragsbearbeiter, und es braucht einen Vertrag sowie einen Eintrag im Verzeichnis. Fair ist auch der Hinweis, dass offene Modelle auf Schweizer Infrastruktur bei manchen Aufgaben nicht an die grössten amerikanischen Modelle heranreichen. Für Fragen an die eigene Buchhaltung spielt das selten eine Rolle, für lange kreative Texte eher.