Wer Spesen abrechnen will, hat es in der Schweiz mit drei Regelwerken zu tun: dem Arbeitsrecht im OR, der Wegleitung zum Lohnausweis der Steuerbehörden und, bei MWST-pflichtigen Firmen, dem Mehrwertsteuergesetz. Jedes stellt eine andere Frage. Das OR fragt, was der Arbeitgeber ersetzen muss. Die Wegleitung fragt, was im Lohnausweis steht. Das MWSTG fragt, auf welchen Belegen die Vorsteuer abziehbar ist.
Nach Art. 327a OR ersetzt der Arbeitgeber alle Auslagen, die durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen, bei auswärtiger Arbeit auch den Unterhalt. Eine Abrede, dass Mitarbeitende solche Auslagen selbst tragen, ist nichtig. Ausbezahlt wird der Auslagenersatz aufgrund der Abrechnung zusammen mit dem Lohn, sofern nichts Kürzeres vereinbart ist (Art. 327c OR). Wer regelmässig Auslagen hat, hat Anspruch auf einen angemessenen Vorschuss, mindestens monatlich.
Effektive Spesen und Pauschalspesen
Die Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet drei Formen: effektive Spesen gegen Beleg oder als Einzelfallpauschale, etwa CHF 30 pro auswärtiges Abendessen; Pauschalspesen für einen Zeitraum, etwa monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen; und Spesen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements. Pauschalen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Eine Pauschale, die darüber liegt, ist steuerlich Lohn.
| Effektive Spesen | Pauschalspesen | |
|---|---|---|
| Abrechnung | Pro Ereignis gegen Beleg, oder Einzelfallpauschale | Fester Betrag pro Monat oder Jahr |
| Belege | Originalbeleg oder zulässiger digitaler Beleg | Keine Einzelbelege, Betrag muss den Auslagen ungefähr entsprechen |
| Lohnausweis | Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2, unter Umständen nur ein Kreuz | Ziffer 13.2.1 bis 13.2.3, immer mit Betrag |
| Typisch für | Reisen, Hotel, Kundenessen, Parkgebühren | Kader und Aussendienst: Repräsentation, Auto, private Infrastruktur |
| Vorsteuer | Auf korrekten Belegen abziehbar | Ohne Einzelbeleg fehlt in der Regel der Nachweis |
- CHF 0.75
- Höchstens pro Kilometer mit dem Privatauto, damit ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt
- CHF 35
- Richtwert pro Mittag- oder Abendessen effektiv, Pauschale höchstens CHF 30
- CHF 400
- Bis zu diesem Betrag braucht ein Kassenzettel keinen Empfänger
Spesen im Lohnausweis: Ziffer 13 und 15
Spesen sind nicht Teil des Bruttolohns in Ziffer 8, sie stehen separat in Ziffer 13. Effektive Spesen müssen grundsätzlich deklariert werden, auch was über eine Firmenkreditkarte bezahlt wurde. Ein Kreuz im kleinen Feld bei Ziffer 13.1.1 ohne Betrag genügt, wenn alle Vorgaben der Wegleitung (Rz 52) erfüllt sind und eine tatsächliche Reisetätigkeit besteht:
- Übernachtungen werden gegen Beleg erstattet.
- Mittag- oder Abendessen kosten effektiv in der Regel höchstens CHF 35, eine Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30.
- Kundeneinladungen werden gegen Originalquittung abgerechnet.
- Bahn, Flugzeug und andere öffentliche Verkehrsmittel werden gegen Beleg vergütet.
- Für das Privatauto werden höchstens 75 Rappen pro Kilometer vergütet.
- Kleinspesen werden möglichst gegen Beleg oder mit einer Tagespauschale von höchstens CHF 20 vergütet.
| Ziffer | Inhalt | Betrag nötig? |
|---|---|---|
| 13.1.1 | Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen | Nein, wenn Rz 52 erfüllt ist (Kreuz) oder ein genehmigtes Reglement vorliegt |
| 13.1.2 | Übrige effektive Spesen, mit Angabe der Art, etwa externer Arbeitsplatz | Ja |
| 13.2.1 | Pauschale Repräsentationsspesen | Ja, immer |
| 13.2.2 | Pauschale Autospesen | Ja, immer |
| 13.2.3 | Übrige Pauschalspesen, mit Angabe der Art | Ja, immer |
| 13.3 | Beiträge an berufsorientierte Aus- und Weiterbildung | Ja |
| 15 | Bemerkungen, unter anderem der Vermerk zum genehmigten Spesenreglement | Text |
Mit genehmigtem Reglement setzen Sie bei 13.1.1 kein Kreuz, sondern schreiben unter Ziffer 15: «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt», mit dem Autokennzeichen des Kantons und dem Datum. Die Pauschalen in Ziffer 13.2 geben Sie trotzdem mit Betrag an.
Spesenreglement: Inhalt und Genehmigung
Ein Spesenreglement legt fest, was zu welchem Ansatz ersetzt wird. Genehmigen lassen müssen Sie es nicht, aber Sie können: Das Gesuch geht an die Steuerbehörde des Sitzkantons, und ein genehmigtes Reglement anerkennen die anderen Kantone, sofern es den Richtlinien der Schweizerischen Steuerkonferenz entspricht. Die SSK stellt dafür eine Mustervorlage für Unternehmen bereit, aktualisiert per 1. Januar 2026, mit einem Zusatzreglement für leitende Mitarbeitende. Der Kanton Zürich verlangt für das Gesuch zum Beispiel das vollständige Reglement als PDF, einen aktuellen Handelsregisterauszug und eine Kontaktperson.
Nützliche Eckwerte aus der Mustervorlage: Kilometerentschädigung CHF 0.75; Mahlzeiten effektiv mit Richtwerten von CHF 15 für das Frühstück, CHF 35 für das Mittagessen und CHF 40 für das Abendessen, oder pauschal CHF 15, 30 und 35; Kleinausgaben mit Eigenbeleg bis CHF 20, wenn kein Originalbeleg zu beschaffen ist; Pauschale für private Infrastruktur von CHF 50 pro Monat. Pauschale Repräsentationsspesen über CHF 6'000 pro Jahr dürfen höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, mit einem Maximum von CHF 24'000. Abgerechnet wird nach dem Muster mindestens einmal monatlich, mit Visum der vorgesetzten Person.
Vorsteuer auf Spesen: welche Quittung reicht
MWST-pflichtige Firmen ziehen auf geschäftlich begründeten Spesen die Vorsteuer ab. Der Abzug setzt voraus, dass die Firma die Vorsteuer bezahlt hat und das nachweist (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Den Nachweis liefert in der Regel eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG: Name und Ort des Leistungserbringers mit MWST-Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie Steuersatz und, wenn das Entgelt die Steuer nicht einschliesst, der Steuerbetrag.
Zwei Erleichterungen helfen bei Spesen. Kassenzettel bis CHF 400 müssen keinen Empfänger nennen (Art. 57 MWSTV). Und nach der MWST-Info 09 der ESTV ist die Vorsteuer auch abziehbar, wenn eine Rechnung für offensichtlichen Geschäftsaufwand auf den Namen der Mitarbeiterin lautet, etwa für ein Hotel, einen Inlandflug oder ein Telefonabonnement. Übernimmt die Firma nur einen Teil, gilt das für den übernommenen Anteil.
Beispiel: eine Spesenabrechnung für Oktober 2026
Ein fiktives Beispiel: Eine Projektleiterin der Steiner Ingenieure AG reist für einen Kundentermin nach Bern, übernachtet dort und lädt den Kunden zum Mittagessen ein. Die Firma ist MWST-pflichtig und rechnet effektiv ab. Ihre Abrechnung:
| Position | Betrag inkl. MWST | Satz | Vorsteuer |
|---|---|---|---|
| Bahnbillett | CHF 86.00 | 8.1 % | CHF 6.44 |
| Mittagessen mit Kunde (Namen, Lokal, Zweck notiert) | CHF 142.50 | 8.1 % | CHF 10.68 |
| Hotel mit Frühstück, eine Nacht | CHF 180.00 | 3.8 % | CHF 6.59 |
| Parkgebühr | CHF 12.00 | 8.1 % | CHF 0.90 |
| Privatauto am Folgetag zu einer Baustelle, 84 km à CHF 0.75 | CHF 63.00 | keine MWST | CHF 0.00 |
| Total | CHF 483.50 | CHF 24.61 |
- Hotel
CHF 180.00
- Kundenessen
CHF 142.50
- Bahn
CHF 86.00
- Kilometer
CHF 63.00
- Parkgebühr
CHF 12.00
Die Kilometerentschädigung enthält keine MWST, auf ihr gibt es keine Vorsteuer.
Die Vorsteuer rechnen Sie aus dem Bruttobetrag heraus: Betrag × Satz ÷ (100 + Satz), also für das Bahnbillett 86.00 × 8.1 ÷ 108.1 = CHF 6.44. Ausbezahlt werden der Mitarbeiterin CHF 483.50 mit dem Oktoberlohn. Alle Positionen halten die Vorgaben der Rz 52 ein. Ohne genehmigtes Reglement genügt im Lohnausweis deshalb ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
Spesen abrechnen Schweiz: der Ablauf pro Monat
Belege sofort sichern
Quittung direkt nach dem Bezahlen fotografieren. Bei Kundeneinladungen Namen, Lokal, Datum und Geschäftszweck notieren.
Abrechnung erstellen
Einmal pro Monat mit einer festen Spesenabrechnung Vorlage: Datum, Zweck, Betrag, MWST-Satz, Kostenstelle oder Projekt.
Visieren
Die vorgesetzte Person prüft Geschäftszweck und Ansätze nach Reglement und gibt frei.
Erfassen und verbuchen
Jeden Beleg mit MWST-Code erfassen, damit die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung erscheint. Kilometergeld ohne MWST-Code.
Mit dem Lohn auszahlen
Den Spesenersatz mit der nächsten Lohnzahlung überweisen, getrennt vom Bruttolohn, und für den Lohnausweis sammeln.
Eine einfache Spesenabrechnung Vorlage braucht diese Spalten: Datum, Ort und Zweck, Art der Auslage, Betrag inkl. MWST, MWST-Satz, Beleg-Nummer und Visum. Die digitalen Belege bewahren Sie zehn Jahre auf, nach den Regeln im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht. Ein Foto der Quittung ist dafür ausreichend, wenn es lesbar ist und revisionssicher abgelegt wird.
Vom Foto zum Spesenbeleg in bexio mit Bilano
Den vierten Schritt, das Erfassen, übernimmt Bilano. Sie ziehen das Foto oder PDF der Quittung in den Bilano Chat und schreiben «Erfasse diesen Beleg». Bilano liest Datum, Betrag, MWST-Satz und MWST-Betrag, ordnet einen Steuercode und ein Aufwandkonto aus Ihrem bexio-Kontenplan zu und zeigt alles in einer Vorschau. Unleserliches fragt Bilano nach, statt zu schätzen. Eine bereits bezahlte Quittung wird zum Spesenbeleg, eine offene Rechnung zur Lieferantenrechnung.
Erst wenn Sie auf «Ausführen» klicken, legt Bilano den Beleg in bexio an, als Entwurf und mit der Originaldatei als Anhang. Verbucht wird er danach in bexio, wie ein von Hand erfasster Beleg. Fotos und PDF gehen bis 8 MB pro Datei und 12 MB pro Nachricht. Das Erfassen gehört zum Pro-Tarif; wie die Vorschau funktioniert, beschreibt die Seite Schreiben und bestätigen.
Was Bilano nicht tut: Es führt keine Löhne und erstellt keinen Lohnausweis, es zahlt keine Spesen aus und bucht nichts ohne Ihre Bestätigung. Sind die Belege in bexio verbucht, fliesst ihre Vorsteuer in den Entwurf der MWST-Abrechnung, den Bilano für die effektive Methode vorbereitet. Mehr dazu im Ratgeber zur MWST-Abrechnung.