In bexio schreiben: Vorschau und Bestätigung

Was Bilano in bexio schreiben kann

Im Pro-Tarif, in einem freigeschalteten Mandanten, kann Bilano im Chat unter anderem:

• Kontakte anlegen und ändern, etwa einen neuen Kunden oder Lieferanten.
• Offerten und Rechnungen erstellen, ausstellen und eine Offerte in einen Auftrag oder eine Rechnung umwandeln.
• Offerten und Rechnungen per E-Mail aus bexio versenden.
• Stunden auf Projekten erfassen.
• Lieferantenrechnungen und Spesen aus einem Beleg erfassen, mit dem Beleg als Anhang.
• Mahnungen für überfällige Rechnungen erstellen, eine nach der anderen.

Bilano übernimmt dabei nur Angaben, die Sie genannt haben oder die aus bexio stammen. Positionen, Preise und Adressen werden nicht erfunden. Fehlt etwas, fragt Bilano nach.

Die Vorschau

Sobald klar ist, was Sie möchten, zeigt Bilano eine Vorschaukarte im Chat. Oben steht «Zur Bestätigung» und die Firma, darunter die Aktion, zum Beispiel «Offerte in Bexio erstellen». Die Karte enthält:

• die wichtigsten Angaben wie Kontakt, Datum und Titel,
• die «Positionen» mit Beträgen und das Total,
• bei einem Beleg den Hinweis «Wird in Bexio abgelegt und angehängt» mit dem Dateinamen,
• unter «Alle Angaben an Bexio» die vollständigen Daten, die an bexio gehen.

Ausführen oder abbrechen

1. Prüfen Sie die Angaben in der Vorschau.
2. Klicken Sie auf «Ausführen», damit Bilano die Aktion in bexio durchführt. Die Karte zeigt «Wird ausgeführt» und danach «Ausgeführt».
3. Stimmt etwas nicht, klicken Sie auf «Abbrechen» und sagen Sie im Chat, was geändert werden soll. Bilano schlägt die Aktion dann angepasst neu vor.

Ausgeführt wird genau das, was die Vorschau gezeigt hat. Bilano hält die Angaben auf dem Server fest und führt diese aus, nicht eine Version, die nachträglich im Browser verändert wurde. Jede Bestätigung gilt einmal, nur für diese Firma und nur für die Frage, aus der sie entstanden ist.

• Eine Vorschau läuft nach 10 Minuten ab. Die Karte zeigt dann «Abgelaufen»; bitten Sie Bilano, die Aktion neu vorzuschlagen.
• Lehnt bexio die Aktion ab, zeigt die Karte «Fehlgeschlagen» mit dem Grund.
• Löschen und Stornieren sind rot markiert, mit dem Hinweis «Achtung: Das lässt sich in Bexio nicht rückgängig machen.»
• Die Karte bleibt nach dem Klick im Chat stehen, als Beleg dafür, was ausgeführt wurde.

Offerten und Rechnungen entstehen als Entwurf

Eine neue Offerte oder Rechnung legt Bilano in bexio als Entwurf an. Sie können sie in bexio prüfen und weiter bearbeiten, bevor sie den Kunden erreicht. Ausstellen und Versenden sind eigene Schritte mit eigener Vorschau. Nach dem Erstellen zeigt Bilano den Beleg im Chat, damit Sie Empfänger und Betrag kontrollieren können.

Rechnung als PDF

1. Rechnung als PDF

Belege direkt aus bexio holen und herunterladen, ohne das Programm zu wechseln.

Mahnungen: eine nach der anderen

Fragen Sie «Wer muss gemahnt werden?», schlägt Bilano einen Mahnlauf vor: eine Tabelle mit Rechnung, Kunde, offenem Betrag, Tagen überfällig, aktueller Stufe und vorgeschlagener nächster Stufe. Strittige Rechnungen oder Kunden können Sie ausschliessen.

Erstellt wird jede Mahnung einzeln, mit einer eigenen Vorschau und einem eigenen Klick auf «Ausführen». Stufe und Texte kommen aus den Mahneinstellungen in bexio. Bilano verschickt keine Mahnungen automatisch und erstellt nie mehrere mit einer Bestätigung. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite zu Mahnungen und offenen Posten.

Wann Bilano nur liest

Wie Sie einen Mandanten freischalten, zeigt die Seite Mehrere Firmen und Mandanten.