Belege erfassen: vom Foto zur Lieferantenrechnung

Beleg anhängen

1. Klicken Sie im Eingabefeld auf das Pluszeichen («Datei anhängen») und wählen Sie die Datei, oder ziehen Sie sie in das Feld.
2. Schreiben Sie dazu, was geschehen soll, zum Beispiel: «Erfasse diesen Beleg.»
3. Schicken Sie die Nachricht ab.

Welche Dateien gehen

Was Bilano vom Beleg liest

• Lieferant, Belegdatum und Belegnummer
• Fälligkeit oder Zahlungsfrist
• Währung und Total
• MWST-Satz und MWST-Betrag je Satz
• bei einer QR-Rechnung IBAN und Referenz

Was unleserlich, abgeschnitten oder mehrdeutig ist, fragt Bilano nach, statt es zu schätzen. Gehen Positionen und Total nicht auf, sagt Bilano das. Einen MWST-Satz, der heute nicht mehr gilt, etwa 7,7 % auf einem alten Beleg, nimmt Bilano als Hinweis auf das Belegdatum.

Prüfen und bestätigen

Bevor etwas in bexio landet, klärt Bilano drei Dinge:

• Lieferant: Bilano sucht ihn unter Ihren Kontakten. Gibt es ihn noch nicht, schlägt Bilano zuerst vor, ihn anzulegen; auch das mit eigener Vorschau.
• Konto und Steuercode: Bilano ordnet den MWST-Satz einem Steuercode in bexio zu und nennt das Aufwandkonto.
• Bezahlt oder offen: Eine offene Rechnung wird als Lieferantenrechnung erfasst, eine bereits bezahlte Quittung als Spesenbeleg. Ist das unklar, fragt Bilano.

Danach erscheint die Vorschau mit allen Angaben und dem Hinweis «Wird in Bexio abgelegt und angehängt» mit dem Dateinamen. Ein Klick auf «Ausführen» legt den Beleg an und lädt die Originaldatei ins bexio-Archiv; ein separater Upload ist nicht nötig. Wie die Vorschau im Detail funktioniert, steht auf der Seite Schreiben und bestätigen.

Belege erfassen gehört zum Pro-Tarif, in einem freigeschalteten Mandanten. Im Gratis-Tarif liest Bilano den Beleg und sagt Ihnen, was darauf steht, erfasst ihn aber nicht.

Fällige Lieferantenrechnungen im Blick

Sind die Belege erfasst, beantwortet Bilano Fragen wie «Welche Lieferantenrechnungen werden in den nächsten 14 Tagen fällig?». Die Antwort listet überfällige und bald fällige Rechnungen, je Währung summiert. Mehr dazu finden Sie auf der Seite Kreditoren und Belege.

Rechnungen als PDF holen

Der umgekehrte Weg geht auch: Fragen Sie «Zeig mir die Rechnung 2026-0012 als PDF.» Bilano holt das Dokument aus bexio und zeigt es als Karte. Mit «Ansehen» öffnen Sie es im Chat, mit «Herunterladen» speichern Sie die Originaldatei. Das funktioniert für Offerten, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen und auch im Gratis-Tarif, denn es wird nur gelesen.